Zavřít reklamu
Mac

Evernote jako cloudový GTD nástroj

Jablíčkář
22

Ačkoliv je práce s úkoly a GTD metoda obecně doménou platformy Mac i iOS, ne vždy se najde vhodná aplikace, která je navíc multiplatformní, a tak je někdy třeba improvizovat. Se zajímavým řešením do firmy s využitím poznámkové aplikace Evernote přišel jeden z našich čtenářů a rozhodl se o něj s námi podělit.

Jak to začalo

Úkolů přibývá, času ubývá a papír na poznámky přestával stačit. Již několikrát jsem se pokoušel o přechod do elektronické formy, ale zatím to vždy ztroskotalo na tom, že papír byl vždy „rychlejší“ a jistě znáte ten úžasný pocit, moci si hotovou věc, která Vám poslední dobou pila krev, několikrát pořádně přeškrtat.

Rychlost organizace a zadávání kdekoliv se vyskytuji se tedy ukazuje jako zcela zásadní, alespoň pro mě. Prošel jsem si obdobím papírků na ploše, soubory s poznámkami, lokálními programy jako Task Coach, pokusy o použití centrálního request tracking systému i pro osobní poznámky, ale ve stresu jsem nakonec vždy sáhl po A4+tužce a připisoval a připisoval, škrtal a připisoval…
Zjistil jsem, že nejsem ve firmě s podobnými požadavky sám, s kolegou jsme si tedy párkrát sedli, dali dohromady požadavky a hledali, zkoušeli. Co jsme požadovali za důležité vlastnosti našeho „nového papíru“ ?

Požadavky na nový systém

  • Rychlost zadávání
  • Cloud sync – poznámky vždy u sebe na všech zařízeních, případné sdílení s ostatními
  • Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Přehlednost
  • Možnost propojení s mailem
  • Možnost příloh
  • Nějaké řešení kalendáře
  • Propojení s request tracking systémem ve firmě a lidmi mimo náš systém
  • Možnost klávesových zkratek v systému
  • Stabilita
  • Snadné hledání

Mé začátky s Evernote

Po marném hledání svatého grálu jsme začali zkoušet Evernote, k tomu mě inspiroval tento článek. Není to ideální řešení, některé nedostatky se ukázaly až po ostrém nasazení, ale nad papírem zatím vyhrává, během posledního měsíce používání navíc leccos vyřešily aktualizace.

Evernote a GTD

  • NOTEBOOKS (Bloky) používám pro kategorie poznámek jako bookmarks (záložky), private (soukromé), technologie, support (podpora), znalostní databáze, reálné úkoly, nezařaditelné a vstupní INBOX.
  • TAGS používám zase pro jejich priority. Neexistenci kalendáře (doufám, že to vývojáři časem dořeší) supluji pomocí tagu iCal_EVENTS, kde mám zanesené poznámky, které mají svou duplicitu i v kalendáři. Čili když na ně narazím, vím, že jsou podchycené a starám se o ně, jakmile se objeví upomínka. Jiné řešení mě prozatím nenapadlo. Reference jsou poznámky do budoucna typu „až budu něco hledat u dalšího projektu“. Done, to je ono přeškrtání hotového úkolu.
  • Větší projekty mají svůj vlastní notebook, menší řeším pouze v rámci jednoho listu a vložených to-do checkboxes. Písmena a čísla na začátku usnadňují vybrání dané kategorie při vytváření poznámky (stačí stisknout klávesu „1“ a Enter) a také zajišťují řazení.
  • Výchozí náhled přepínám na All notebooks a tag Today, kolega k tomu používá navíc tag ASAP (co nejdříve) pro rozlišení důležitosti v rámci jednoho dne, pro můj styl práce to ale většinou nutné není.

Co Evernote přinesl

Rychlost zadávání

  • Pod Mac OS X mám k dispozici klávesové zkratky pro: New Note (Nová poznámka), Paste clipboard to Everonote (Vložit schránku do Evernote), Clip rectangle or Windows to Evernote (Sejmout část obrazovky a vložit do Evernote), Clip Full screen (Sejmout celou obrazovku), Search in Evernote (Hledat v Evernote).
  • Nejvíce používám New note (CTRL+CMD+N) a Paste clipboard to Evernote (CTLR+CMD+V). tato klávesová zkratka mi vloží do poznámky i odkaz na původní mail či webovou adresu, pokud jí použiji např. v mailovém klientovi či v prohlížeči.
    pod Androidem je widget pro rychlé zadávání nových poznámek.
  • Nově vytvořené notes mi automaticky padnou do INBOXu, pokud mám čas, přiřadím si správný notebook a prioritní tag hned, pokud ne, roztřídím později, ale úkol se mi neztratí, je již zalogovaný.

Cloudová synchronizace

  • Poznámky včetně příloh se synchronizují s cloudovým úložištěm Evernote, limit účtu zdarma je 60 MB/měsíc, což pro texty a občasný obrázek zdá se zatím stačí. Mám tedy v telefonu, v počítači, případně na webu vždy aktuální verzi.
  • Stejně tak kolega, kterému sdílím některé své notebooky. Vidí je pod záložkou Shared (sdílené), případně na webu v jeho účtu. Placená verze umožňuje i editaci sdílených notebooků, pokud to jejich vlastník povolí.
  • Lze vytvořit webový odkaz na daný notebook či poznámku a poslat jí 3. osobě e-mailem. Ta si pak může odkaz uložit do svého Evernote účtu nebo používat jen přístup z prohlížeče i bez zalogování (záleží na nastavení práv sdílení).
  • Webové odkazy používám zároveň i jako můstek mezi firemním request tracking systémem pro informování ostatních o stavu daného úkolu
  • Poznámky jsou na serveru, pod Mac OS X a Win se synchronizují celé, V Androidu pak pouze hlavičky a daná zpráva se stáhne až po jejím otevření. V plné verzi lze nastavit plně synchronizovatelné notebooky.
  • Zde je třeba zmínit první závažný nedostatek, který snad časem vyřeší aktualizace. Evernote ve Windows  neumí připojit sdílené notebooky.

Multiplatformní přístup

  • Mac OS X aplikace – umí všechny funkce co webová verze
  • Android – neumí shared notebooks, jinak vše (včetně příloh, audio, foto poznámek), pěkný desktop Widget
  • iOS – umí vše kromě notebook stacks a samozřejmě nemá Widget
  • Windows – neumí sdílené notebooky, ale umí file watchfolder – zajímavá funkce pro automatické házení poznámkek do výchozího notebooku.
  • Dále exstuje na platofrmách: Blackberry, WinMobile, Palm
  • K plnohodnotnému rozhraní Evernote lze přistupovat z jakéhokoliv internetového prohlížeče
  • Možnost propojení s mailem – pokud pošlu e-mail přes klávesovou zkratku do Evernote, mám v něm lokální odkaz na daný mail, alespoň pod Mac OS X

Další přínosy

  • Možnost příloh – verze zdarma je omezená na 60 MB/měsíc a obrázkové a PDF přílohy, placená verze nabízí 1 GB/měsíc a přílohy v jakémkoliv formátu.
  • Propojení s jinými systémy ve firmě a lidmi mimo náš systém pomocí webových odkazů – není to dokonalé řešení, ale použitelné ano (je nutné je vytvářet přes webový přístup, proto mám v záložkách již hotové linky). Případně lze jednorázově poslat daný úkol mailem rovnou z aplikace, ovšem bez odkazu.
  • Možnost klávesových zkratek v systému.
  • Stabilita – až ny výjimečné případy, kdy bylo třeba opakovat synchronizaci s Evernote serverem. V poslední době se ale tento problém nevyskytl.
  • Snadné hledání.
  • Zajímavá funkce rozpoznávání textu pomocí technologie OCR, viz obrázek níže.

Co Evernote nepřinesl

  • Zatím nemá kalendář (Supluji pomocí tagu iCal_EVENTS).
  • Sdílené notebooky nejsou zcela dotažené do konce (Windows, mobilní aplikace).
  • Rozdílné vlastnosti na různých platformách.
  • Neumí sám řešit úkoly :)

Evernote pro Mac (Mac App Store – zdarma)

Evernote pro iOS (zdarma)

 

Autorem článku je Tomáš Pulc, upravil Michal Žďánský

Zdroj
Diskuze
Témata: , , , , , , , , ,

Související



Nejčtenější články

.