Jablíčkář V posledním článku na téma Evernote jsem popisoval nejrůznější typy vstupů, které je možné do této skvělé služby dostat. Zmiňoval jsem možnosti uložení textové poznámky, zvukové nahrávky, obrázků nebo skenovaných dokumentů, e-mailů, souborů, webového obsahu, vizitek, připomínek či seznamů. Takto shromážděné informace není nutné při nízkém počtu záznamů nijak složitě organizovat, jelikož pro nalezení specifické poznámky postačí využít základní postup – zadat klíčové slovo (případně více slov) do vyhledávacího pole, spustit akci hledání a poznámka se během několika vteřin objeví. Však hledání je jednou z nejsilnějších zbraní této služby…
V rostoucím množstvím dat však roste také potřeba zavést organizační systém, který nám zjednoduší orientaci a následnou práci s tak pečlivě shromažďovaným obsahem. A jak je možné informace v Evernote organizovat? Existují tři základní organizační nástroje, které můžete využít, a k tomu jeden jednoduchá funkce, která umožní jejich propojení. Pusťme se do toho a postupně si je představme.
Zápisník (notebook)
Asi nejsnáze uchopitelným objektem v Evernote, který dá vašim poznámkám logický řád, je zápisník. Představte si jej jako klasický vázaný či lepený sešit nebo složky, do kterých zakládáte každou nově vytvořenou poznámku s jakýmkoliv obsahem představeným v již zmiňovaném předchozím článku (samozřejmě s ohledem na maximální možnost velikost poznámky, která se verze od verze liší). Tyto stránky pak můžete libovolně procházet, řadit je či prohledávat.
Rozlišujeme dva základní typy zápisníků – lokální a synchronizovaný. Typ zápisníku volíme při jeho vytváření v OS X, ve verzi pro iOS je možné vytvořit pouze druhý z nich, a to právě proto, že zápisník lokální je určen pouze pro použití v desktopové aplikaci bez možnosti synchronizace na server Evernote. Sice k němu z tohoto důvodu nemáte přístup z žádného dalšího zařízení (včetně webového prostředí), ale dokážete tak zamezit odesílání dat mimo váš počítač (nechcete-li například ztratit kontrolu nad některými citlivými daty).
Dalším parametrem, se kterým se v Evernote potkáte, je příznak tzn. implicitního zápisníku (default notebook; opět se konfiguruje pouze v desktopovém nebo webovém prostředí), který definuje zápisník, do kterého budou standardně padat například e-maily přeposlané na speciální adresu Evernote. Jednoduše řečeno – je to základní vstupní zápisník pro vaše poznámky (znáte-li metodu Getting Things Done, dá se označit tento zápisník za váš inbox neboli vstupní schránku).
Důležitou možností pro vás, kdo si platíte Premium nebo Business účet, je nastavení offline přístupu k poznámkám v jednotlivých zápisnících. Občas se totiž může stát, že budete potřebovat nahlédnout do poznámek i ve chvíli, kdy zrovna nemáte přístup internetu. Hodí se to na cestách, mimo dosah mobilní či Wi-Fi sítě, případně chcete-li s poznámkami pracovat skutečně okamžitě. V prostředí Evernote jste schopni nastavit kompletní stahování všech vašich poznámek do zařízení – pozor ale na maximální kapacitu vašeho zařízení a velikost poznámek, které v zápisnících máte.
Zápisníky v Evernote (nejen pro iOS) jsou jediným organizačním nástrojem, který můžete sdílet s více lidmi a umožnit tak spolupráci v rámci týmu, případně aktivní či pasivní využívání celého obsahu všemi zainteresovanými lidmi. U sdílení je možné nastavit také různé typy oprávnění – od možnosti pouhého zobrazení poznámek až po editaci a možnost přizvat ostatní k práci se zápisníkem. Sdílet můžete samozřejmě také samostatnou poznámku, tato funkce však nabízí jiné možností a využívá se v odlišných situacích.
A na závěr jedno malé upozornění – pozor na omezení množství zápisníků, které můžete vytvořit v rámci jednoho účtu. V případě verze zdarma je to 100 zápisníků, v případě prémiové či business verze se jedná o zápisníků 250. Stejně tak existují další omezení, týkající se například sdílení. Doporučuji projít si článek, který všechna tato omezení detailně popisuje.
Kupka (stack)
Představíte-li si několik zápisníků logicky k sobě patřících a naskládaných na jednom místě, vznikne vám tzv. „kupka“, která je dalším z organizačních nástrojů, jež vám mohou pomoci ve snazší orientaci ve vašem systému. Kupka jako taková je pouhým vizuálním sjednocením zápisníků, pro snadnější dohledání. Nemá žádné speciální vlastnosti, nelze ji sdílet ani do ní vkládat poznámky (skutečně pouze zápisníky).
Štítek (tag)
Poslední a nejdiskutovanější organizační nástroj v Evernote je štítek. Není smyslem tohoto článku popisovat strategii štítkování (chcete-li, najdete mnou nastavenou strategii popsanou v jednom z článků na Mít vše hotovo), nicméně mám pro vás jeden tip – držte štítky v jednoduché, lehce zapamatovatelné a nepočetné struktuře. Vyplatí se to, stejně jako je užitečné udělat si občas ve svém štítkovacím systému „úklid“ (rozumějte promazat štítky nevyužívané). Osobně uklízím jednou měsíčně.
Z hlediska organizace štítků si v iOS verzi neužijete tolik možností jako v aplikaci pro OS X. Nečekejte, že budete moci vytvářet víceúrovňové struktury, ať už způsobem drag & drop nebo jinak. V aplikaci pro iPhone nebo iPad štítek vytvoříte, přejmenujete, přiřadíte či smažete. Nic více, nic méně.
Tečka v podobě uloženého hledání (saved search)
Ptáte se, co dělá hledání v článku o organizaci poznámek? Možná bych jej sem ani nezahrnoval, nebýt možnosti jakékoliv vámi zadané a použité hledání také uložit pro pozdější využití. Díky speciální vyhledávací syntaxi máte možnost zkombinovat pohled na poznámky nejen přes notebook nebo štítek, ale rovněž tyto dvě organizační kategorie kombinovat. Zapamatujte si dva vyhledávací parametry – notebook: (pro vyhledání všech poznámek v zápisníku) a tag: (pro omezení podle štítků, které jsou k poznámkám přiřazeny). Jakmile sepíšete vyhledávací dotaz (např. notebook:“2014 Evernote Jablíčkář“ tag:článek tag:červen tag:2014), dostanete možnost jej také uložit a kdykoliv jedním klepnutím opět použít. Doporučuji si přidat takovéto uložené hledání také do zkratek (shorcuts), využíváte-li jej opravdu často.
Definice strategie? Běh na dlouhou trať
Jaké zápisníky, kupky, štítky či uložená vyhledávání zvolíte, je skutečně individuální a neuniverzální. Já sám bojoval s konfigurací několik let, než jsem si našel tu svou, jednoduchou a funkční. Samozřejmě se mění také s povahou činností, které v osobním i pracovním životě provádíte, nebo třeba s lidmi, se kterými spolupracujete. A další změny a úpravy přichází, rozhodnete-li se využívat Evernote v týmu.
Pokud chcete o Evernote, jeho možnostech nebo třeba i definici organizační struktury zjistit více, doporučuji navštívit portál LifeNotes, který se zaměřuje přímo na možnosti využití Evernote v praxi.
Přeji vám hodně vytrvalosti a píle při budování vašeho Evernote systému. V pokračování tohoto seriálu se podíváme na zub aplikacím pro iOS, se kterými rozšíříte možnosti využívání vašeho Evernote.
[app url=“https://itunes.apple.com/cz/app/evernote/id281796108?mt=8″]
Nějak jsem nepochopil jak je to se zápísníkem „lokální/synchronizovaný“ pro iOS. Když na iPhone vytvořím zápisník tak ho vidím jak na iPadu tak v klientu Win. Jak se tedy synchronizují, když je jen lokální?
Díky
Máte pravdu, v článku je chyba – místo slova PRVNÍ má být slovo DRUHÝ. Už jsem psal a poprosil o opravu.
Díky moc za upozornění.