Zavřít reklamu

Ačkoliv je práce s úkoly a GTD metoda obecně doménou platformy Mac i iOS, ne vždy se najde vhodná aplikace, která je navíc multiplatformní, a tak je někdy třeba improvizovat. Se zajímavým řešením do firmy s využitím poznámkové aplikace Evernote přišel jeden z našich čtenářů a rozhodl se o něj s námi podělit.

Jak to začalo

Úkolů přibývá, času ubývá a papír na poznámky přestával stačit. Již několikrát jsem se pokoušel o přechod do elektronické formy, ale zatím to vždy ztroskotalo na tom, že papír byl vždy „rychlejší“ a jistě znáte ten úžasný pocit, moci si hotovou věc, která Vám poslední dobou pila krev, několikrát pořádně přeškrtat.

Rychlost organizace a zadávání kdekoliv se vyskytuji se tedy ukazuje jako zcela zásadní, alespoň pro mě. Prošel jsem si obdobím papírků na ploše, soubory s poznámkami, lokálními programy jako Task Coach, pokusy o použití centrálního request tracking systému i pro osobní poznámky, ale ve stresu jsem nakonec vždy sáhl po A4+tužce a připisoval a připisoval, škrtal a připisoval…
Zjistil jsem, že nejsem ve firmě s podobnými požadavky sám, s kolegou jsme si tedy párkrát sedli, dali dohromady požadavky a hledali, zkoušeli. Co jsme požadovali za důležité vlastnosti našeho „nového papíru“ ?

Požadavky na nový systém

  • Rychlost zadávání
  • Cloud sync – poznámky vždy u sebe na všech zařízeních, případné sdílení s ostatními
  • Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Přehlednost
  • Možnost propojení s mailem
  • Možnost příloh
  • Nějaké řešení kalendáře
  • Propojení s request tracking systémem ve firmě a lidmi mimo náš systém
  • Možnost klávesových zkratek v systému
  • Stabilita
  • Snadné hledání

Mé začátky s Evernote

Po marném hledání svatého grálu jsme začali zkoušet Evernote, k tomu mě inspiroval tento článek. Není to ideální řešení, některé nedostatky se ukázaly až po ostrém nasazení, ale nad papírem zatím vyhrává, během posledního měsíce používání navíc leccos vyřešily aktualizace.

Zdroj: Redakce Jablíčkář.cz

Evernote a GTD

  • NOTEBOOKS (Bloky) používám pro kategorie poznámek jako bookmarks (záložky), private (soukromé), technologie, support (podpora), znalostní databáze, reálné úkoly, nezařaditelné a vstupní INBOX.
  • TAGS používám zase pro jejich priority. Neexistenci kalendáře (doufám, že to vývojáři časem dořeší) supluji pomocí tagu iCal_EVENTS, kde mám zanesené poznámky, které mají svou duplicitu i v kalendáři. Čili když na ně narazím, vím, že jsou podchycené a starám se o ně, jakmile se objeví upomínka. Jiné řešení mě prozatím nenapadlo. Reference jsou poznámky do budoucna typu „až budu něco hledat u dalšího projektu“. Done, to je ono přeškrtání hotového úkolu.
  • Větší projekty mají svůj vlastní notebook, menší řeším pouze v rámci jednoho listu a vložených to-do checkboxes. Písmena a čísla na začátku usnadňují vybrání dané kategorie při vytváření poznámky (stačí stisknout klávesu „1“ a Enter) a také zajišťují řazení.
  • Výchozí náhled přepínám na All notebooks a tag Today, kolega k tomu používá navíc tag ASAP (co nejdříve) pro rozlišení důležitosti v rámci jednoho dne, pro můj styl práce to ale většinou nutné není.

Co Evernote přinesl

Rychlost zadávání

  • Pod Mac OS X mám k dispozici klávesové zkratky pro: New Note (Nová poznámka), Paste clipboard to Everonote (Vložit schránku do Evernote), Clip rectangle or Windows to Evernote (Sejmout část obrazovky a vložit do Evernote), Clip Full screen (Sejmout celou obrazovku), Search in Evernote (Hledat v Evernote).
  • Nejvíce používám New note (CTRL+CMD+N) a Paste clipboard to Evernote (CTLR+CMD+V). tato klávesová zkratka mi vloží do poznámky i odkaz na původní mail či webovou adresu, pokud jí použiji např. v mailovém klientovi či v prohlížeči.
    pod Androidem je widget pro rychlé zadávání nových poznámek.
  • Nově vytvořené notes mi automaticky padnou do INBOXu, pokud mám čas, přiřadím si správný notebook a prioritní tag hned, pokud ne, roztřídím později, ale úkol se mi neztratí, je již zalogovaný.

Cloudová synchronizace

  • Poznámky včetně příloh se synchronizují s cloudovým úložištěm Evernote, limit účtu zdarma je 60 MB/měsíc, což pro texty a občasný obrázek zdá se zatím stačí. Mám tedy v telefonu, v počítači, případně na webu vždy aktuální verzi.
  • Stejně tak kolega, kterému sdílím některé své notebooky. Vidí je pod záložkou Shared (sdílené), případně na webu v jeho účtu. Placená verze umožňuje i editaci sdílených notebooků, pokud to jejich vlastník povolí.
  • Lze vytvořit webový odkaz na daný notebook či poznámku a poslat jí 3. osobě e-mailem. Ta si pak může odkaz uložit do svého Evernote účtu nebo používat jen přístup z prohlížeče i bez zalogování (záleží na nastavení práv sdílení).
  • Webové odkazy používám zároveň i jako můstek mezi firemním request tracking systémem pro informování ostatních o stavu daného úkolu
  • Poznámky jsou na serveru, pod Mac OS X a Win se synchronizují celé, V Androidu pak pouze hlavičky a daná zpráva se stáhne až po jejím otevření. V plné verzi lze nastavit plně synchronizovatelné notebooky.
  • Zde je třeba zmínit první závažný nedostatek, který snad časem vyřeší aktualizace. Evernote ve Windows  neumí připojit sdílené notebooky.

Multiplatformní přístup

  • Mac OS X aplikace – umí všechny funkce co webová verze
  • Android – neumí shared notebooks, jinak vše (včetně příloh, audio, foto poznámek), pěkný desktop Widget
  • iOS – umí vše kromě notebook stacks a samozřejmě nemá Widget
  • Windows – neumí sdílené notebooky, ale umí file watchfolder – zajímavá funkce pro automatické házení poznámkek do výchozího notebooku.
  • Dále exstuje na platofrmách: Blackberry, WinMobile, Palm
  • K plnohodnotnému rozhraní Evernote lze přistupovat z jakéhokoliv internetového prohlížeče
  • Možnost propojení s mailem – pokud pošlu e-mail přes klávesovou zkratku do Evernote, mám v něm lokální odkaz na daný mail, alespoň pod Mac OS X

Další přínosy

  • Možnost příloh – verze zdarma je omezená na 60 MB/měsíc a obrázkové a PDF přílohy, placená verze nabízí 1 GB/měsíc a přílohy v jakémkoliv formátu.
  • Propojení s jinými systémy ve firmě a lidmi mimo náš systém pomocí webových odkazů – není to dokonalé řešení, ale použitelné ano (je nutné je vytvářet přes webový přístup, proto mám v záložkách již hotové linky). Případně lze jednorázově poslat daný úkol mailem rovnou z aplikace, ovšem bez odkazu.
  • Možnost klávesových zkratek v systému.
  • Stabilita – až ny výjimečné případy, kdy bylo třeba opakovat synchronizaci s Evernote serverem. V poslední době se ale tento problém nevyskytl.
  • Snadné hledání.
  • Zajímavá funkce rozpoznávání textu pomocí technologie OCR, viz obrázek níže.
Zdroj: Redakce Jablíčkář.cz

Co Evernote nepřinesl

  • Zatím nemá kalendář (Supluji pomocí tagu iCal_EVENTS).
  • Sdílené notebooky nejsou zcela dotažené do konce (Windows, mobilní aplikace).
  • Rozdílné vlastnosti na různých platformách.
  • Neumí sám řešit úkoly :)

Evernote pro Mac (Mac App Store – zdarma)

Evernote pro iOS (zdarma)

 

Autorem článku je Tomáš Pulc, upravil Michal Žďánský

Diskuze k článku

    Zajimave vyuziti Evernote. Avsak pro me je Evernote na Windows XP temer nevyuzitelny. Nevim v cem tu desktopovou aplikaci psali, ale je hodne pomala (nemam nervy cekat 3 sekundy na to, nez se z minimalizovaneho stavu v systray maximalizuje) a nestabilni (jeji pady jsou na dennim poradku). Nemluve o spotrebe pameti. Ale treba to na Macu funguje lepe.

    Řešil jsem dlouho GTD nástroj pro kombinaci Iphone s PC a nakonec jsem zakotvil u Remember The Milk. Nedávno přibyl naprosto perfektní nástroj pro synchronizaci cloudu s Outlookem. Vše funguje rychle a bezchybně. Vykoupeno je to cenou 25$ / rok, což není málo, ale zatím jsem nenašel nic lepšího. Iphone aplikace je ergonomicky na vysoké úrovni a zdarma, takže platíte vlastně jen za komfort synchronizací.. Pokud potřebujete vytrhnout trn z paty ve smyslu úkolů ve firemním Outlooku a svém Iphonu tak doporučuji vyzkoušet. Synchronizace s Outlookem je na 15 dní zdarma, což na test bohatě stačí.
    https://www.rememberthemilk.com/

    Graficky moc pěkné a přehledné. Má přesně to, co ostatním úkolovníkům chybí. Zobrazuje seznam úkolů, včetně části popisků k nim. Nemusím se proklikávat krze nadpisi, abych si přečetl čeho všeho se poznámka týká.
    Ale, synchronizace trvá poněkud déle než bych si přál. Nemá, nebo jsem nenašel notifikace. Bez nich se neobejdu. A bez kalendáře už vůbec ne.
    Podle mě poznámky, úkoly a kalendář patří k sobě. Proč používat tři aplikace, když to může řešit jedna jediná. Bohužel jsem zatím nenašel žádnou přesně podle mého gusta.
    Ale musím uznat, že je to sympatický prográmek. Budu sledovat updaty. Třeba se dočkám kalendáře i notifikací. Díky za tip.

    A nevíte, jestli vývojáři mají v plánu implementovat kalendář? Řešení pomocí tagů Tomorrow, Today nemá smysl (další den to bude pořád Tomorrow, Today..).

    Nevim zatim o tom, ze by to vyrobce Evernote potvrdil. Trideni podle priorit typu today, someday later, done … ma podle meho smysl v pripade, ze clovek musi plnit ukoly v nejake posloupnosti, bez jasneho dead line s presnosti na hodiny, coz je presne muj pripad, nevim predem kolik mi nektere joby zaberou casu, proto mi toto trideni vyhovuje. O tom je podle meho metoda gtd, rict si dulezitost a ne dead line.

    Výborná aplikace pro úkoly a jejich synchronizaci přes Exchange server s Outlookem je IMExchange 2. Stojí 5,99€ a synchronizuje úkoly se všemi parametry i s kategoriemi. Synchronizuje i poznámky.

    Je možné používat Evernote i offline?
    Na Mac AppStore čtu že to není možné :-(
    Díky za radu :)

    Samozřejmě to jde, akorát se nesesynchronizuje, ale veškerý obsah si ukládá lokálně.

    Ano, ale ve free verzi jen desktop aplikace. Mobilni ma offline jen predmety poznamek a poznamky vytvorene na danem zarizeni. Premium ucet umi v mobilni verzi zvolit notebooks, ktere se budou syncovat pro offline uplne.

    Dobry Den! I don’t speak Czech but wanted to thank you for the link to the site and the honest feedback about my post on Evernote. It is not a perfect tool but it works well enough for how I am using it :-)

    pouzivam to vic nez rok a upozonil bych na fomatovani textu. Pokud mate vlozenu poznamku s jakymkoliv druhem formatovani textu nebo vlozene check boxy tak je to na mobilnich zarizeni (ipad,android) pouze ke cteni. Pokud prijmete nabidku v mobilu na upravu poznamky tak po synchronizaci o formatovani prijdete. Na proste textove poznamky a clips je to super. Bomba je moznost vkladani poznamek mailem.

Napsat komentář: wtfZrušit odpověď

celý text





Čtěte více