Zavřít reklamu

Vítejte u krátkého seriálu článků o výborné GTD aplikaci OmniFocus od společnosti The Omni Group. Seriál se bude skládat ze tří částí, kdy si nejprve podrobně rozebereme verzi pro iPhone, Mac a v poslední části budeme tento produktivní nástroj porovnávat s konkurenčními produkty.

OmniFocus je jedna z nejznámějších GTD aplikací. Na trhu je se vyskytuje od roku 2008, kdy nejprve vyšla Mac verze a o pár měsíců později byla zveřejněna aplikace pro iOS (iPhone/iPod touch). Od jejího vydání si OmniFocus získal širokou základu fanoušků, ale také odpůrců.

Pokud byste se ale zeptali nějakého uživatele jablečných produktů, jaké 3 GTD aplikace na iPhone/iPad/Mac zná, určitě by jedním ze zmíněných nástrojů byl právě OmniFocus. V jeho prospěch hovoří i získání ceny „Apple Design Award for Best iPhone Productivity Application“ za rok 2008 či fakt, že je posvěcen jako oficiální nástroj samotným Davidem Allenem, tvůrcem metody GTD.

Pojďme se tedy na iPhone verzi blíže podívat. Při prvním spuštění se ocitneme v tzv. „domácí“ nabídce (1. nabídka na dolním panelu), kde se budete pohybovat většinu času strávenou nad OmniFocusem.

V té najdeme: Inbox, Projects, Contexts, Due Soon, Overdue, Flagged, Search, Perspectives (volitelné).

Inbox je vstupní schránka neboli místo, kam vkládáte vše, co vás právě napadá, s cílem odlehčit své hlavě. Ukládání úkolů v OmniFocusu do inboxu je velmi snadné. Navíc pro uložení položky do vstupní schránky stačí pouze vyplnit název a zbylé parametry si můžete doplnit později. Mezi ně patří např.:

  • Context – představují jakousi kategorii, do níž úkoly zařadíte, např. doma, kancelář, na počítači, nápady, koupit, pochůzky, apod.
  • Project – přiřazení položek k jednotlivým projektům.
  • Start, due – doba, kdy úkol začíná či ke které se vztahuje.
  • Flag – ovlajkování položek, po přiřazení vlajky se úkoly zobrazí v sekci Flagged.

U jednotlivých vstupů můžete navíc nastavitopakování nebo připojit k nim hlasovou poznámku, textovou poznámku či fotografii. Možností je tedy několik. Nejdůležitější jsou dle mého názoru context, project, případně due. Navíc tyto tři vlastnosti vám velmi snadní orientaci v aplikaci včetně vyhledávání.

Po Inboxu v „domácí“ nabídce následují projekty (Projects). Jak název napovídá, najdeme zde veškeré projekty, které jste si vytvořili. Pokud byste chtěli vyhledávat nějakou položku, tak můžete buď přímo procházením každého projektu či vybrání možnosti All Actions, kdy uvidíte veškeré úkoly roztříděné dle jednotlivých projektů.

Na stejném principu funguje i hledání v již zmíněných kategoriích (Contexts).

Tato sekce je užitečná v tom, že když např. jste ve městě na nákupech, tak se takto podíváte na context nákupy a hned vidíte, co vše je potřeba obstarat. Může se samozřejmě stát, že k úkolu žádný context nepřiřadíte. To vůbec nevadí, OmniFocus to řeší chytře, po „otevření“ sekce Contexts sjeďte dolů, kde uvidíte zbylé nepřiřazené položky.

Due Soon představuje úkoly vztahující se k blízké době, kterou si můžete nastavit na 24 hodin, 2 dny, 3 dny, 4, dny, 5 dny, 1 týden. Overdue znamená překročení nastavené doby u úkolů.

2. nabídkou na panelu je GPS lokace. K jednotlivým contexts lze totiž snadno přidat lokace a to buď pomocí adresy nebo současného umístění. Nastavení pozice je dobré např. v tom, že po zobrazení mapy snadno poznáte, k jakým místům určité úkoly patří. Nicméně mi tato vlastnost přijde jako taková spíše doplňková a ne tolik důležitá, zajisté však existuje spousta uživatelů, co ji efektivně využívá. OmniFocus pro zobrazování nastavené lokace používá Google maps.

3. nabídkou je synchronizace. Ta představuje obrovskou konkurenční výhodu pro OmniFocus, kterou se ostatní aplikace snaží dohonit, ale zatím však marně. Zejména co se týče cloud syncu. Ten mi přijde, že představuje zakázanou oblast, kam se bojí většina ostatních vývojářů vstoupit.

U OmniFocusu máte na výběr ze čtyř typů synchronizace dat – MobileMe (nutnost vlastnění MobileMe účtu), Bonjour (chytrá a účinná možnost, pomocí níž synchronizujete několik Maců, iPhonů dohromady), Disk (uložení dat na načtený disk, přes který proběhne převod dat do dalších Maců), Advanced (WebDAV).

4. nabídka s ikonou inboxu značí jednoduché zapisování položek do vstupní schránky. Poslední možností na dolním panelu je nastavení. Zde si vybíráte, jaké úkoly chcete zobrazovat v projektech a contextu, jestli dostupné úkoly (úkoly bez nastaveného startu), zbývající (položky i s nastaveným startem události), všechny (úkoly hotové i nehotové) či další (další kroky v rámci contextu).

Mezi další nastavitelné možnosti patří notifikace (zvuk, text), due date (doba, kdy se úkoly zobrazí v due soon), odznaky na ikoně, nainstalování Safari bookmarkletu (po kterém budete moct ze Safari posílat odkazy do OmniFocusu), restartování databáze a experimentální vlastnosti (landscape mód, podpora, perspectives).

OmniFocus tedy nabízí široké možnosti nastavitelných vlastností, pomocí kterých si lze tuto aplikaci přizpůsobit obrazu svému. Nicméně co se týče grafického zpracování, tak působí velmi studeným dojmem. Ano jde o produktivní aplikaci, takže by neměla vypadat jako omalovánky, ale přidání několika barev včetně barevných ikon, které by si uživatel mohl měnit, by rozhodně pomohlo. Navíc z mé zkušenosti vím, že čím hezčí vzhled, tak tím mám větší motivaci a radost do práce.

Chybí také nabídka, kde byste viděli úplně všechny úkoly. Ano můžete si je zobrazit pomocí výběru možnosti „All actions“ u projektů či contexts, stále to však není ono. Navíc musíte pořád přejíždět z jedné nabídky do druhé, ale to už je u většiny GTD aplikací takový standard.

Kromě těchto pár nedostatků je však OmniFocus výbornou aplikací přesně plnící svůj účel. Orientace v něm je velmi snadná, i když občas musíte přecházet z jedné nabídky do druhé, stačí opravdu pár minut strávených prozkoumáváním uživatelského prostředí a ihned pochopíte, jak vše funguje. Co se mi opravdu moc líbí je vytváření složek. Tuto možnost drtivá většina aplikací podobného zaměření nenabízí, přitom velmi usnadňuje uživateli práci. Jednoduše si vytvoříte složku, do té pak přidáváte jednotlivé projekty nebo další složky.

Mezi další výhody patří již zmíněná synchronizace, možnosti nastavení, snadné vkládání úkolů v rámci projektů, výborná pověst, označení OmniFocusu Davidem Allenem, tvůrcem metody Getting Things Done, jako oficiální aplikaci. Dále možnost přidávání fotografií, poznámek k úkolům při vkládání do inboxu, s čímž jsem se setkal poprvé až u OmniFocusu a jedná se o velmi užitečnou funkci.

Společnost The Omni Group navíc poskytuje výbornou uživatelskou podporu pro všechny verze této aplikace. Ať se jedná o PDF manuál, kde získáte odpovědi na všechny vaše případné dotazy a nejasnosti, tak video návody, na kterých názorně uvidíte, jak OmniFocus funguje. Pokud byste přece jen nenašli odpověď na váš problém, můžete využít fórum společnosti či přímo se obrátit na email určený pro pomoc zákazníkům.

Je tedy OmniFocus pro iPhone nejlepší GTD aplikací? Z mého pohledu asi ano, postrádám sice několik funkcí (hlavně nabídku se zobrazením všech úkolů), ale tyto výše zmíněné nedostatky OmniFocus válcuje svými klady. Obecně na tuto otázku lze velmi těžko odpovědět, protože každému uživateli vyhovuje něco jiného. Nicméně patří mezi úplnou špičku a pokud se budete rozhodovat, jakou aplikaci koupit, s OmniFocusem nesáhnete vedle. Cena je poněkud vyšší, stojí 15,99 €, ale nebudete litovat. Navíc díky této aplikaci budete zvládat práci i život a cítit se přitom dobře, což si myslím, že za tuto cenu stojí nebo ne?

Jak se vám OmniFocus líbí? Používáte ho? Máte pro ostatní uživatele nějaké tipy, jak s ním efektivně pracovat? Myslíte si, že je nejlepší? Sdělte nám své názory v komentářích. Brzy vám přineseme druhý díl seriálu, kde se podíváme na zoubek verzi pro Mac.

iTunes link - 15,99 €
.