Michal Žďánský Výběr správného nástroje a metody je klíčem k úspěšnému zvládnutí time managementu. Je to zvláštní, ale na žádné jiné desktopové platformě nenajdete tolik úkolovníků (a klientů pro Twitter), proto je výběr toho správného nástroje výrazně snazší než třeba na Windows. Mou metodou je základní GTD a v Mac App Store lze najít několik aplikací, která jde s touto metodou ruku v ruce. Jednou takovou aplikací je 2Do.
2Do pro Mac se poprvé objevilo před rokem, ostatně jsme této aplikace věnovali velmi podrobnou recenzi. Od jejího vydání se mnohé změnilo. Apple ustoupil od skeuomorfismu a vydal OS X Mavericks. Tyto změny se promítly i na nové verzi 2Do s označením 1.5. Ve skutečnosti se toho v aplikaci změnilo tolik, že by klidně mohla vyjít jako zcela nový počin. Kdyby se změny měly vytisknout na papír, popsalo by se 10 stránek A4, jak píší vývojáři. Přesto se jedná o bezplatnou aktualizaci, která rozhodně stojí za povšimnutí.
Nový vzhled a panel seznamů
První, co člověk zpozoruje, je zcela nový vzhled. Pryč jsou témata, která měnila lištu aplikace do podoby látkových materiálů. Naopak lišta je napevno klasicky grafitová a vše je plošší, nikoliv ve stylu iOS 7, ale jako u skutečné aplikace pro Mavericks. Nejznatelněji je to vidět u levého panelu, kde si přepínáte mezi jednotlivými seznamy. Lišta má nyní tmavý odstín a místo barevných ikonek seznamů je vedle každého seznamu vidět barevný pásek. Tím se verze pro Mac více přiblížila svého dědictví z iOS, což jsou barevné záložky reprezentující jednotlivé seznamy.
Není to jen vzhled levého panelu, ale i jeho funkce. Seznamy lze konečně seskupovat do skupin a vytvořit si tak tématické okruhy seznamů a ještě lépe si přizpůsobit svoje workflow. Můžete tak mít například skupinu pouze pro Inbox úplně na vrchu, dále Focus (ten editovat nelze), Projekty zvlášť, seznamy jako Oblasti zodpovědnosti a chytré seznamy jako Pohledy. Pokud potřebujete velké projekty s třístupňovou hierarchií, jako projekt samotný využijete přímo seznam a tyto seznamy pak seskupíte do skupiny s projekty. Seznamy lze navíc archivovat, což ještě více napomáhá užívat je tímto způsobem.
Vytváření úkolů
V 2Do přibylo několik možností, odkud lze úkol vytvořit a jak s ním dále pracovat. Nově lze vytvářet úkoly přímo v levém panelu, kde se vedle názvu seznamu objeví tlačítko [+], které otevře okno pro rychlé zadávání. O to se dočkalo změn, zabírá nyní méně prostoru na šířku, jelikož jednotlivá pole byla rozmístěna do tří řádků místo dvou. Při vytváření úkolů lze také vybrat kromě seznamu, do kterého se má úkol přiřadit, také projekt nebo soupis, což eliminuje případné přesouvání.
Pokud však k přesouvání dojde, 2Do má skvělé nové možnosti, co se týče přetahování myší. Když kurzorem úkol chytíte, na liště se objeví čtyři nové ikony, na které můžete úkol přetáhnout a tím u něj změnit datum, duplikovat ho, sdílet e-mailem, nebo smazat. Stejně tak ho lze přetáhnout do dolní části, kde se skrývá kalendář. Pokud jej máte schovaný, přetažením úkolu do této oblasti se objeví a vy ho tak můžete přesunout na konkrétní den podobným způsobem, jakým přetahujete úkoly mezi seznamy nebo do nabídky Dnes, čímž úkol přeplánujete na dnešní den.
Lepší správa úkolů
Výrazným způsobem se zlepšily možnosti, jak s úkoly dále pracovat. V přední řadě je to přehled projektu, tedy nový režim zobrazení, který ukáže jen daný projekt či soupis a jeho podúkoly. Ten lze buď aktivovat kliknutím na projekt z rozbaleného seznamu v levém panelu nebo z menu či klávesovou zkratkou. Zobrazení pouze toho projektu, na kterém pracujete, zlepšuje soustředění a neruší vás okolní úkoly v seznamu. Pro každý projekt či soupis lze navíc nastavit vlastní řazení, můžete si tak podúkoly seřadit třeba manuálně nebo podle priority, záleží pouze na vás. Pro každý projekt si můžete také nastavit vlastní filtr, který zobrazí pouze úkol odpovídající nastaveným kritérií. To nicméně platí také pro seznamy, v předchozí verzi 2Do byl filtr Fokus globální.
Změnila se tak práce s naplánovanými úkoly, tedy úkoly, které se v seznamu objeví až v určitém termínu, aby se nepletly mezi ostatní aktivní úkoly, pokud mají termín až za delší dobu. Naplánované úkoly lze přepnutím tlačítka nově zobrazit v seznamu s ostatními úkoly, stejně tak je lze zahrnout do hledání nebo naopak je z hledání vynechávat. Vzhledem k tomu, že se z parametrů hledání dají vytvářet nové chytré seznamy, nová funkce přepínání zobrazení naplánovaných úkolů přijde vhod.
Další novou funkcí je pak třeba možnost sbalení části seznamu v rámci oddělovače. Můžete tak například schovat úkoly s nízkou prioritou nebo úkoly bez termínu pro zmenšení seznamu.
Další vylepšení a čeština
Napříč aplikací pak lze zpozorovat řadu drobných vylepšení. Je tu například možné v okně pro rychlé zadávání opět stisknout globální zkratku pro jeho vyvolání a tím úkol přidat a zároveň začít psát nový. Stisknutím klávesy Alt kdekoliv zase odhalí název seznamu každého úkolu, pokud vám pásek po straně seznamu nedostačuje. Dále je tu výrazné zrychlení synchronizace přes Dropbox, lepší navigace pomocí klávesnice, kde na mnoha místech není vůbec potřeba používat myš, kompletní podpora OS X Mavericks včetně App Nap, nové možnosti v nastavení a tak dále.
2Do 1.5 přineslo také nové jazyky kromě výchozí angličtiny. Přibylo jich celkem 11 a je mezi nimi i čeština. Ve skutečnosti na českém překladu se podílela naše redakce, můžete si tak aplikaci užít i ve vaší mateřštině.
Už v první verzi bylo 2Do jedním z nejlepších a nejlépe vypadajících úkolovníků/GTD nástrojů pro Mac. Nová aktualizace jej posunula ještě dál. Aplikace vypadá skutečně skvěle a moderně a uspokojí i ty nejnáročnější uživatele, kteří hledají něco méně než Omnifocus. Doménou 2Do byla vždy velká možnost přizpůsobení a ve verzi 1.5 je těchto možností ještě více. Co se týče verze pro iOS 7, vývojáři chystají velkou aktualizaci (nikoliv novou aplikaci), která by se snad mohla objevit do několika měsíců. Pokud se jim podaří dostat verzi pro iPhone a iPad na takovou úroveň jako 2Do pro Mac, máme se rozhodně na co těšit.
[app url=“https://itunes.apple.com/us/app/2do/id477670270?mt=12″]
Dobrý večer, mám dotaz. Když zadám datum jako start např. od 1.11. projekt a konec projektu zadám např. 30.11. bude mě upozorňovat aplikace pozor začni pracovat na projektu. To znamená toho 1.11. a né až toho 30.11. ? a druhý dotaz – pokud mám štítky a na tento kliknu zobrazí se mi všechno co je zařazeno pod tímto štítkem ? ěkuji. Milan
Ten termín počátku funguje trochu jinak. V to datum se úkol objeví v seznamu, jinak je do té doby schovaný a ukazuje se jen ve složce Naplánované. Nicméně pro úkol si lze nastavit více upozornění, takže můžete si dát jeden budík na termín, kdy chcete začít a druhý na deadline.
2) přesně tak, slouží pro filtraci. Lze postupně označit i více štítků najednou pro ještě užší výběr. Panel štítků dokáže také zobrazovat buď všechny štítky, nebo jen ty používané v daném seznamu.
Dobrý den, Michale. Skupina seznamů Projekty, která je vidět na Vašich screenshotech, Vám po rozbalení ukazuje všechny projekty z ostatních seznamů. Pokud ano, jak ji vytvořit, aby byla funkční? U první verze 2Do (začal jsem ji používat na základě Vaší recenze ke své maximální spokojenosti) jsem měl Projekty jako Smart List. Nyní bych chtěl Smart Listy používat spíš jako GTD kontexty, takže bych uvítal možnost Projektů jako zvláštní skupiny seznamů. Lze to? Děkuji, zdravím. Honza
Já to mám tak, že smart list s projekty je zvlášť ve skupině, kterou mám sbalenou a rozbaluju ji jen, když chci vidět všechny projekty, víceméně jsem si ten zvyk přenesl z Things. Podle mě není třeba využívat chytré seznamy jen jedním způsobem, kontexty jsou pro mě štítky. podle kterých se dá třídit z pravého panelu, chytré seznamy tak používám třeba jako pohledy, například Focus, který mi zobrazuje úkoly po termínu, dnes, zítra a s hvězdičkou. Pak mám třeba chytrý seznam s úkoly pro aktuální týden, tedy do neděle, a nakonec seznam s úkoly, kde na někoho čekám (Waiting for).
Dobrý den, Michale. Jak vytvořit Chytrý seznam, který vyfiltruje úkoly a projekty, které mají termín ukončení 3 dny a méně?
Tenhle chytrý seznam tam je už předvolený, ne? Stačí vyhledat „*“, uložit seznam a aplikovat Focus Filter se zaškrtnutým „Next 3 days“, případně ještě „Overdue“.
Zůstávají tam úkoly, které mají koneci za 14 dnů. Jde mi o seznam, kde budou jen úkoly, které končí za 3 a méně dní.
To máte asi nějak špatně nastavené nebo máte filtr vypnutý.