Jiří Filip Komerční sdělení: Současná nabídka na trhu se systémy pro řízení malé firmy je opravdu široká. Přitom výběr toho správného softwaru je opravdu důležitým rozhodnutím. Nechcete přeci za pár týdnů zjistit, že jste zvolili nevhodně, přecházet na jinou aplikaci a zaškolovat celý tým od začátku. Jak se tedy zorientovat v přeplněném trhu a vybrat software, který poroste s vámi a zároveň držet krok s nejnovějšími trendy?
Podívejte se na naše tipy, jak vybrat ten nejlepší systém pro svoji firmu a jaké požadavky by informační software měl splňovat.
Proč používat systém pro řízení malé firmy?
Existuje mnoho důvodů, proč by firma měla používat firemní software. Nejen velké firmy, u kterých je to samozřejmostí pro udržení organizace napříč celým podnikem a všemi týmy. Ale i u malých firem, kde takový nástroj na business management může být mocným nástrojem pro vylepšení firemních procesů. To vede ke zvýšení konkurenceschopnosti a úspěchu firmy v dlouhodobém horizontu.
Možná jste v situaci, že už nějaké nástroje vaše firma využívá… jeden na fakturaci, jeden na komunikaci, v excelu řídíte cashflow, v druhém excelu máte seznam zákazníků, kalendář, výkazy a zbytek na papíře. Pokud se vám toto řešení zdá poněkud chaotické, pak zapátrejte po jednom komplexnějším systému, který na jednom místě zastřeší většinu vašich potřeb pro řízení firmy.
Hlavní důvody, proč by i malé firmy měly zavést systém pro řízení firmy:
- Zlepšení efektivity a produktivity: Efektivní podnikový informační systém umožňuje automatizaci procesů, snížení chyb při ručním zadávání dat nebo kopírování a výraznou úsporu času. To vede ke zlepšení efektivity a produktivity pracovníků a zvyšuje výkon firmy.
- Lepší řízení času: Systém pro řízení firmy umožňuje snadnější plánování a organizaci času, úkolů a projektů, což umožňuje zaměstnancům více se soustředit na svou práci a snižuje stres.
- Efektivnější sdílení a správa informací: Manažerský informační systém pomáhá při správě dat a informací a umožňuje lepší přístup a sdílení dat mezi různými odděleními a zaměstnanci. To vede ke zlepšení spolupráce mezi zaměstnanci, navíc máte všechny důležité podklady na jednom místě a to znamená konec zběsilého hledání v papírech.
- Přesnější a rychlejší rozhodování: Systém pro řízení firmy poskytuje v reálném čase informace o stavu projektů a činnostech firmy, což umožňuje rychlejší a lépe informované rozhodování.
- Snížení nákladů:Informační systém pro malé firmy umožňuje lepší plánování a kontrolu příjmů i výdajů a pomáhá identifikovat oblasti, kde lze snížit náklady.
Které funkce hledat v systému řízení firmy?
Automatizace
Systém pro řízení firmy by měl umožnit automatizaci opakujících se procesů nebo přímočarých aktivit, aby se minimalizovaly chyby a zbytečné vynakládání času na opakujících se úkolech. Automatizace může zahrnovat například opakující se fakturaci, upomínky na platby, automatické posílání e-mailů, generování reportů nebo vytváření úkolů či projektů ze šablon. Tímto způsobem lze snížit zátěž zaměstnanců, omezit chyby a zlepšit efektivitu práce.
Cloudové úložiště dat
Využití cloudového úložiště dat může umožnit snadnější a bezpečnější sdílení dat uvnitř firmy, vše je přehledně na jednom místě. Také umožňuje přístup k datům z jakéhokoli místa a kdykoli, což zvyšuje efektivitu práce a umožňuje rychlou výměnu informací. Cloudové úložiště dat ocení také všechny firmy, kde členové týmu pracují třeba z home office.
Řízení úkolů
Software pro řízení firmy by měl umožnit snadné sledování a řízení úkolů a jejich termínů. To může zahrnovat například plánování a přidělování úkolů, sledování stavu dokončení úkolů a připomínání nevyřízených úkolů. Díky tomu lze členům týmu efektivněji rozdělovat práci, sledovat jejich pracovní vytížení a včas dokončit všechny zadané úkoly.
Řízení projektů
Systém řízení firmy by měl umožnit efektivní řízení projektů, včetně plánování, koordinace a sledování pokroku projektů. To zahrnuje například plánování rozpočtu, efektivitu a výdělečnost projektů. Takový systém umožňuje firmě lépe řídit své projekty a dosáhnout lepších výsledků a zisků.
V ideálním případě by měl vybraný nástroj nabízet vícero možností grafické znázornění projektů např. nástěnky Kanban, Ganttovy diagramy nebo tabulkové přehledy pro jasnou vizualizaci projektů, rozpočtů, zadávání úkolů, stavu a progresu.
CRM
Firemní software by měl zahrnovat také nástroje pro správu vztahů se zákazníky (CRM). To umožňuje firmě efektivnější komunikaci se zákazníky a lepší správu jejich požadavků.
Pokud systém umožňuje sladit CRM s dalšími procesy, jako je řízení projektů, fakturace, správa smluv nebo plánování cash flow, v rámci jedné platformy pro řízení firmy, můžete vidět své zákazníky z perspektivy 360°.
Řízení vytížení zaměstnanců
Funkce řízení vytížení zaměstnanců vám pomůže efektivněji rozdělovat práci mezi jednotlivé členy týmu a docílit tak jejich optimálního vytížení. Firemní informační systém by měl umožnit plánování času a úkolů tak, aby byly spravedlivě rozděleny a aby zaměstnanci byli vytíženi adekvátně svým schopnostem a pracovnímu výkonu. Zároveň by měl být systém schopen sledovat vytíženost a v případě potřeby nabídnout vhodné řešení, například pomocí přerozdělení úkolů nebo vyššího počtu zaměstnanců v daném týmu. To umožní zvýšení produktivity a spokojenosti zaměstnanců, což přispívá k dlouhodobému úspěchu firmy.
Tipy pro výběr nejvhodnějšího softwaru pro malé firmy
Při výběru softwaru pro malou firmu je důležité identifikovat své potřeby a zohlednit svůj rozpočet.
Zvažte také jednoduchost zavedení softwaru a jeho použití, možnost integrace s ostatními systémy a softwary, mobilní aplikaci a komplexnost funkcí.
1. Identifikujte své potřeby:
Než začnete hledat vhodný software, zvažte, jaké funkce a vlastnosti potřebujete pro správu své firmy.
Mějte na paměti, že některé softwary nabízejí specializované funkce pro určité odvětví, zatímco jiné jsou univerzální a lze je přizpůsobit potřebám různých oborů.
2. Jednoduchost zavedení softwaru a jeho použití:
Zvažte, jak rychle můžete implementovat nový software do firmy a jak jednoduché je jeho používání.
Hledání softwaru s intuitivním rozhraním a snadným nastavením může ušetřit čas a minimalizovat školení zaměstnanců. V ideálním případě má software k dispozici online návody a vzdělávací videa, která vám pomohou se zaškolením, nebo nabízí i konzultace, kde můžete konzultovat implementaci systému ve vaší firmě.
3. Řešení s funkcí pro řízení financí:
Pokročilejší softwarové řešení s funkcí pro řízení financí může pomoci malým firmám při sledování a správě finančních operací. Získáte tím přehled o příjmech a výdajích v aktuálním čase i blízké budoucnosti nebo plnění rozpočtů. Dokážete predikovat vývoj cash flow na blízké měsíce, výdělečnost projektů i slabá místa, kde ve firmě peníze unikají zbytečně.
4. Možnost integrace s ostatními systémy a softwary:
Zvažte, jaké další software používáte a zda je nový software kompatibilní a lze ho snadno integrovat s ostatními systémy. Klíčové je tak přístupné programovatelné rozhraní (API). Oblíbenou integrační platformou je pak také Make, který umožňuje pokročilé integrace a automatizace.
Hledání softwaru s funkcemi pro import a export dat může usnadnit práci a minimalizovat manuální vstupy dat.
5. Zohledněte váš rozpočet:
Při výběru softwaru zohledněte svůj rozpočet a snažte se najít řešení, které splňuje vaše potřeby a zároveň je dostupné v cenové relaci vaší firmy.
Buďte obezřetní při porovnávání cenových nabídek a zvažte, zda jsou dodatečné funkce stojí za vyšší cenu. Naprostou samozřejmostí by měla být bezplatná zkušební verze/trial.
6. Mobilní aplikace součástí:
Dostupnost mobilní verze systému pro řízení firmy umožňuje vám i vašim zaměstnancům zůstat ve spojení a reagovat na cestách bez ohledu na aktuální polohu a vybavení. To je obzvláště důležité, pokud jde o řízení hybridních a vzdálených týmů a aktivit.
Mějte na paměti, že mobilní aplikace by měla být snadno použitelná a dostupná na různých operačních systémech.
7. Komplexní funkce pro reportování:
Softwarové řešení s komplexními funkcemi pro reportování může pomoci malým firmám sledovat a analyzovat výkonnost vašeho podnikání, sledovat efektivitu vašich aktivit, projektů a kampaní, abyste mohli flexibilně reagovat na vzniklé situace.
V ideálním případě vám firemní software poskytne cenné pohledy do vaší finanční výkonnosti, průběhu projektů a úkolů, kapacity a využití zaměstnanců a mnoho dalšího. Pokročilé řešení vám navíc umožní vytvářet vlastní grafické reporty a nastavovat různá kritéria pro agregaci a třídění dat.
8. Komunikační funkce součástí:
Hledání softwaru s komunikačními funkcemi jako jsou chatovací nástroje nebo sdílení souborů může pomoci firmám v efektivním vedení interní komunikace.
Také hledání softwaru s možností integrace s dalšími nástroji pro komunikaci, jako jsou videohovory, může být užitečné pro snadnou spolupráci v rámci týmu.
Už máte vybráno?
Jako majitelé malé firmy máme na starosti mnoho věcí a často není jednoduché všechno skloubit. Správně vybrané softwarové řešení pro řízení firmy vám může oproti konkurenci poskytnout velkou výhodu. Získáte najednou přehled – nad zakázkami a úkoly a jejich termíny, zákazníky a komunikací s nimi, cash flow i nad vytížeností jednotlivých členů týmu. Uspoříte mnoho času, který věnujete opakujícím se úkolům s nízkou přidanou hodnotou. Místo toho můžete věnovat energii na inovace a řešení, která posunou vaše podnikání dál.
Autor: Caflou – All in one manažerský systém pro malé a střední firmy
Caflou vám pomůže efektivně řídit celou firmu a její finance. Umožní vám sledovat cash flow i předvídat jeho budoucí vývoj. Zbavíte se rutinní práce, snížíte chybovost, zlepšíte týmovou spolupráci a zvýšíte výkon firmy. Vše na jednom místě. Odkudkoli a za dostupnou cenu.
