Libor Kubín Poslední dobou se hodně mluví o metodě GTD – Getting Things Done, která pomáhá lidem být více produktivní, stíhat svou práci i soukromý život. 27. dubna se uskuteční 1. konference o této metodě v ČR a Jablíčkař.cz si k rozhovoru pozval jednoho z nejpovolanějších. Lukáše Gregora, učitele, redaktora, blogera a také lektora GTD.
Zdravím tě, Lukáši. Řekněme, že jsem o GTD nikdy neslyšel. Můžeš nám, jako laikům, říci, o co se jedná?
Metoda Getting Things Done představuje nástroj, díky kterému můžeme být mnohem produktivnější. Vychází z faktu, že i přesto, že mozek je fascinující orgán, má určitá omezení, která my sami bojkotujeme (nebo o nich nevíme). Už třeba tím, že jej ze zcela nepochopitelných důvodů zaplavujeme či spíše zaplevelujeme. V takovém stavu stěží může být použitelný v plné své síle při kreativních procesech, při přemýšlení, při učení, nemůže si ani plnohodnotně odpočinout. Pokud své hlavě pomůžeme od balastu (ve smyslu: od věcí, které opravdu nemusíme nosit v hlavě), uděláme první krok k tomu, abychom byli efektivní.
A metoda GTD nabízí návod o několika málo krocích, jak se do toho stavu klidu a schopnosti koncentrace dostat. Jak uvolnit hlavu pomocí odkládání položek do tzv. schránky a jak uspořádat veškeré své projekty a „úkoly“, ať už osobního či pracovního rázu, do přehledného systému.
Pro koho je metoda určená, komu může pomoci?
Dere se mi z úst, že se hodí pro každého, má to svá ale. Podívám-li se na to skrze různé typy zaměstnání, ta, která bytostně stojí na akutnosti a reagování na okolí (třeba hasiči, lékaři, ale i různý technický support, lidé za telefony…), budou moci z metody využít jen zlomek, nebo prostě využijí metodu pro svůj osobní rozvoj, osobní rovinu. A také není metoda pro každého z toho důvodu, že existují lidé, jimž jakýkoliv pořádek, systematizace nahání hrůzu, nebo je prostě ještě více paralyzuje než chaos.
A ještě vlastně jedna kategorie – určitě není pro ty, kteří do metody vměstnají veškeré své trable s vlastní slabou vůlí, myslí si, že jim sama od sebe pomůže, dokonce snad v tom, aby žili šťastnější život…
Všechny zbylé skupiny lidí mohou s GTD začít.
Existují nějaké další podobné metody? Pokud ano, jak bys je srovnal ke GTD?
Je potřeba GTD poněkud demýtizovat. Aniž bych se přehraboval v historii úvah nad produktivitou, existují pochopitelně již dlouhou dobu (ano, už v antickém Řecku) snahy o řešení problémů nakládání s časem. GTD sice o tomto přímo není, ale také není nějakým novým zázrakem, lékem, který by David Allen zčistajasna vynalezl urputnými pokusy v laboratoři. Metoda v sobě obsahuje více selského rozumu než experimentování, dokonce bych si kacířsky troufl říci, že to označení metoda jí v něčem škodí a zdůrazňoval bych právě ten aspekt nástroje a logické souslednosti kroků, které mohou pomoci.
Tím jen naznačuji, že určitě existují podobné metody, přístupy, které hovoří o tom, jak si co nejlépe utřídit své „povinnosti“, někteří takové metody mají, aniž by je odkudkoliv vyčetli, prostě je to napadne. (Mimochodem, v tomto směru vedou ženy.) Ale pokud bych měl najít vyloženě nějaký další nástroj, který se ke GTD přímo hlásí, určitě by to byla metoda ZTD (Zen To Done, u nás překládáno jako Zen a hotovo). Jde o vhodné řešení, pokud si člověk ke GTD již přičichl a začal také řešit problematiku prioritizace úkolů, to proto, že Leo Babauta spojil GTD s přístupem Stephena Coveyho a vše naformuloval tak, aby to bylo jednoduché. Nebo vhodné řešení, pokud GTD řešit nechce, nechce ani číst Coveyho, je spíše freelancer, bytostí minimalista.
Co je prvním krokem v cestě ke GTD, pokud si tedy uvědomím, že chci dělat něco se svým časem a úkoly?
Začátečníkům vždy doporučím udělat si alespoň dvě, tři hodiny často pro naprostý klid. Pustit si příjemnou hudbu, třeba si otevřít láhev vína. Vzít si list papíru a na něj buďto do odrážek nebo pomocí myšlenkové mapy vypsat všechny projekty, na kterých právě dělají. Dostat z hlavy maximum. Třeba pomohou i tzv. oblasti zájmu (= role), které já rád využívám, například zaměstnanec, manžel, otec, sportovec… a k nim pak jednotlivé projekty nebo skupiny/seznamy úkolů.
Proč tohle všechno? Jakmile totiž vysypete tyto základy z hlavy, budete moci začít praktikovat GTD. Začít odkládat, přilétající podnět zaznamenat a při třídění pak přiřadit k projektu, který už máte zaznačený.
V otázce ale zaznělo i dělat něco se svým časem. V tomto směru GTD není zcela nejvhodnější, resp. ona vytváří podklady, základovou desku, ale není o plánování. Zde bych doporučil vzít do rukou třeba knihu To nejdůležitější na první místo, nebo se zkrátka zastavit, nadechnout a popřemýšlet, kde právě jsem, kam chci jít, co pro to dělám… Je to spíše na jinou debatu, GTD ale umožní, aby se člověk mohl zastavit a nadechnout.
Co potřebuji, abych mohl GTD používat? Musím si koupit nějaké pomůcky? Co bys mi doporučil?
Metoda je samozřejmě primárně o patřičných návycích, výběr nástroje bych ale nepodceňoval, protože ovlivňuje i to, jak se nám s tou metodou bude dařit sžít. Zvláště zpočátku, kdy si teprve důvěru v metodu budete budovat, je dobrý nástroj velmi důležitý. Mohl bych sice doporučit nějakou specializovanou aplikaci, byl bych ale opatrnější. U začátečníků mám dobrou zkušenost s Wunderlistem, který je spíše propracovanějším „úkolovníkem“, ale některé postupy se na něm dají už odzkoušet a naučit.
Někomu ale mnohem více vyhovuje papírové řešení, které má své kouzlo, ale i své limity, rozhodně není tak flexibilní při dohledávání, filtrování úkolů.
Proč má metoda více softwarových aplikací pro Apple než pro Windows? Projevuje se tato skutečnost nějak mezi zájemci o metodu?
Nabídka pro Windows není malá, ale jde vesměs o nástroje, které spíše existují, než že by se využívaly. Rozšířenost GTD aplikací pro platformu Apple lze odvodit i ze skupin, které s metodou pracují – dost často to bývají freelanceři nebo lidé z IT oblasti. A pokud vstoupíme do korporátního světa, nabízí se možnost využít pro GTD přímo Outlook.
Je rozdíl mezi využíváním GTD pro studenty, IT manažery, mamky v domácnosti nebo třeba seniory?
V samotných principech ne. Jen projekty budou odlišné, u někoho budou převažovat podrobnější rozdělení na jednotlivé kroky, u někoho zase práce s rutinami. V tom je právě síla GTD, její univerzálnost.
Čím je metoda GTD tak unikátní, že si získává nové a nové fanoušky?
Částečně na to odpovídám napříč předchozími reakcemi na otázky. GTD vychází ze selského rozumu, respektuje fungování (a omezení) mozku, představuje postup, jak si věci utřídit, a to nemusejí být jen úkoly, ale třeba i rozestavění kanceláře či věcí v dílně. Je univerzální a rozhodně dokáže pomoci záhy po jejím implantování, v tom spatřuji velkou přednost. Výsledky jsou hmatatelné a okamžité, což člověk potřebuje. Navíc s ní lze začít pracovat i v období presu. Pokud byste měli v úmyslu začít s úvahami nad svým posláním, v kupě hořících termínů by to bylo opravdu dost obtížné.
Jen bych byl opatrný s tím slovem unikátní, spíše to beru jako její přednosti. Zda je unikátní, to nechám na bádání těm, které to zajímá. Mně vyhovuje, že mi právě GTD vstoupila do cesty, když jsem ji potřeboval, pomohla mi, a proto ji šířím dál.
Jak vypadá GTD mimo ČR? Jak je na tom v zemi svého vzniku, v USA?
Můžu říct jen to, že ta rozšířenost a povědomí, zdá se, je na západě od nás větší. Ale nesleduju to nijak zvlášť, nemám vlastně moc důvod. Pro mě jsou důležité mé vlastní zkušenosti a zkušenosti těch, kteří se na mě obracejí, kteří čtou web mitvsehotovo.cz, nebo kteří procházejí mými školeními. Čtu a procházím specializované blogy ze zahraničí, ale mapování stavu GTD ve světě je oblast, která momentálně jde mimo mé potřeby.
A naopak, jaká je komunita příznivců GTD v ČR?
Zjistil jsem, že žiji v určité pokřivené realitě. Obklopen řadou těch, co GTD používají, nabyl jsem na nějaký čas dojmu, že jde přece o něco tak známého! Ale ouha, valná většina světa kolem mě o GTD nic neslyšela a v tom lepším případě umí jen používat slovo tajm menedžment.
No a pak je tu taky zvláštní skupina lidí, kteří myslí, že se tu z GTD dělá nějaké náboženství, ale moc nevím, odkud se ten pocit bere. Proto, že někdo, kdo ji používá, se o své zkušenost dělí, nebo hledá tipy a rady od ostatních?
Rozsah komunity příznivců GTD v ČR nedokáži moc odhadnout. Na specializovaný dotazník, který vznikl v rámci jedné diplomové práce, odpovědělo 376 respondentů, což nás mile překvapilo. Web Mítvšehotovo.cz navštěvuje zhruba 12 tisíc jednotlivců týdně, ale web se koncepčně rozšířil o další oblasti osobního rozvoje, takže nelze tento počet brát jako odpověď na zájem o GTD v Česku.
Spolupodílíš se na pořádání 1. GTD konference u nás. Proč konference vznikla?
U konferencí vnímám povětšinou dva základní motivační popudy: a) umožnit setkání dané komunity, vzájemně se obohatit, b) přilákat nepoznamenané, lidi mimo ten kruh a něčím jim rozšířit zorné pole, třeba i vzdělat…
Může na konferenci přijít i začátečník nebo úplný laik ohledně GTD? Nebude se tam cítit ztracený?
Právě naopak, věřím, že tato konference ráda začátečníky či nepoznamenané uvítala. Nejde nám o to, abychom – jak nám někteří vyčítají – posilovali kult GTD, ale abychom spolu hovořili nad tématy produktivity a efektivity, hledali způsoby, jak dostávat věci do pořádku, vybalancovávat pracovní a osobní život atp. A k tomuto je potřebné vidění i těch, co o žádných metodách doposud neslyšeli, nebo se teprve hledají. Mimochodem – hledačem jsem stále i já, ačkoliv GTD školím.
Zkus nalákat naše čtenáře na konferenci. Proč by ji měli navštívit?
Intuice mi říká, že vše se bude nést ve velmi příjemné atmosféře. Prostředí je krásné, tým těch lidí, co to organizují, je mi lidsky blízký, pozvaní přednášející a hosté kvalitní, prý má být výborné občerstvení a jídlo… No, já myslím, že to bude zkrátka výtečný den!
Co bys vzkázal lidem, kteří nestíhají své úkoly v pracovním životě a potřebovali by trochu řádu i v tom soukromém?
Alfou a omegou je uvědomění si vzácnosti daru, kterou jsme dostali a který neustále dostáváme, s každým probuzením do nového dne. Že jsme, že žijeme. Žijeme v nějakém prostoru a v nějakém čase. A právě ten čas je veličina s tolika neznámými, že bychom si jej měli mnohem více hlídat. Peníze ušetřit můžeme, taky si je od někoho půjčit, čas prostě jen plyne, bez ohledu na to, jak moc si stavíme hlavu. Bylo by skvělé, kdybychom za něj byli vděční a vážili si jej. Pak až to organizování a plánování může dávat smysl a může být skutečně efektivní.
V případě, že byste se o metodě GTD chtěli dozvědět více, můžete se přijít podívat na 1. GTD konferenci v ČR s celou plejádou těch nejlepších řečníků a lektorů v oblasti této metody. Web konference a možnost registrace naleznete pod tímto odkazem.
Lukáši, děkuji ti za rozhovor.
