Zavřít reklamu
iWant

Nasazujeme produkty Applu v byznysu #speciál: Pracovní týden s iPadem Pro

iWant

Jan Kučeřík, s nímž aktuálně spolupracujeme na seriálu o nasazování produktů Applu do firem, se rozhodl, že zkusí jeden týden využívat naplno iPad Pro, aby vyzkoušel, v čem ho dnes ještě iOS limituje a zda pro svou práci stále potřebuje Mac, protože téma delegování mnoha činností na iPady dnes mnoho uživatelů řeší.

Ze svého experimentu pořizoval každý den podrobné zápisky, které si můžete přečíst na jeho blogu, v nichž referuje, na co iPad Pro stačí a na co už ne, a my vám níže přinášíme velké závěrečné shrnutí, v němž Honza popisuje, co to vlastně znamená, když jako manažer pracujete výhradně s iPadem Pro, respektive iOS.


Po pracovním týdnu nabitém zážitky a zkušenostmi s prací „jen“ na iOS se pokusím o nestranné vyhodnocení mých zkušeností. Záměrně píšu nestranném, protože jednak nejsem zaměstnanec Applu a hlavně chci být upřímný především sám k sobě a dokázat si zodpovědět, jestli to opravdu jde.

Poprvé za celý týden použiji větu, kterou zřejmě slyšíte každý večer v televizních zprávách od našich zákonodárců: „My si myslíme, že to jde!“ A teď zcela vážně. Záleží na tom, kterému Janu Kučeříkovi dotaz „Dá se pracovat jen na iOS?“ položíte. Nejprve vás naladím na mou frekvenci, abych mohl pokračovat dál.

Moje práce je nejen obchodního a technického směru, ale také se zabývám architekturou vývoje řešení a jejich proveditelnosti v několika odvětvích – firemní prostředí, školství, medicína. Atyp mojí práce spočívá v tom, že nejprve něco zcela nového navrhnu, hledám k tomu potřebné nástroje, zkompletuji řešení, pak to prodám a následně poskytuji technickou podporu.

Po prvotní odezvě se již vše začne řídit pravidly, které byste očekávali v každé firmě. Spolupráce s kolegy, firmami, servisními středisky, marketingovými agenturami atd. Teprve až dojdu k funkčnímu výsledku, dostává celý projekt štábní kulturu s přiřazenými procesy. Může se vám zdát, že je to one-man show, ale ani zdaleka tomu tak není. Potřebuji své kolegy a spolupracovníky k tomu, aby vše fungovalo, jak má. Bez kvalitních lidí prostě kvalitní projekt neuděláte a především bez nich nezajistíte udržitelnost takovéhoto projektu.

Pokud se mne tedy zeptáte jako Jana Kučeříka – obchodníka, projektového manažera  administrativního pracovníka –, tak vám mohu s klidným svědomím říci, že „ano, já jako obchodník si vystačím pouze s iPadem Pro a iPhonem“. Abych tuto odpověď podpořil nejen pouhým konstatováním, přiblížím scénář, který v roli manažera a obchodníka podstupuji každý den.

Plánování jednoduše

Možná vás zklamu, ale ze svých zařízení jsem smazal všechny chytré aplikace na GTD včetně sofistikovaných e-mailových klientů, to-do listů, automatizovaně kosmických kalendářů a overkill aplikací. Zjistil jsem, že moje „GTD Kung-Fu“ má velkou trhlinu. Aplikace pro aplikaci, tabulka pro tabulku, export dat do dalších dat. V podstatě jsem byl analytická továrna na Big data, které už jsem ale neuměl analyzovat.

Všude jsem měl vše, jednu aplikaci za druhou a nakonec jsem ztratil přehled, který „chvat“ použít na to, co zrovna potřebuji. Vše šlo pryč a zůstal mi starý dobrý výchozí Kalendář, ještě lepší a nedoceněné Připomínky, zcela dostačující Poznámky a v rámci jednoduchosti a použitelnosti s MDM také nativní Mail – tedy vše, co nabízí iOS v základu. Své vlastní a pro mne neprůstřelné GTD jsem postavil na těchto základních a jednoduchých aplikacích, které jsem pouze uzpůsobil mým potřebám a zvykům.

Nebudu dlouho napínat. Kompletní plány schůzek, připomínky, e-maily a poznámky obstarám jako obchodník pouze v iOS zařízeních v kombinace iPhone a iPad.

Manažerské nástroje v klidu v iOS

Další proměnnou u obchodníka a manažera může být CRM. Ve firmě používáme řešení od Raynetu a pro naše účely a především využitelnosti na iOS zařízeních naprosto dostačující. Pro nás to, co nejde použít v iOS, v podstatě neexistuje. Je to stejné jako u mých aplikací s GTD. Naučil jsem se zjednodušovat. Čím jednodušší výstup, tím srozumitelnější.

Raynet

Co zatím považuji za nedodělek v Raynetu, je způsob vkládání informací do mého kalendáře v iOS, kdy jsem zvyklý mít před každou schůzkou přesně definováno, za jak dlouho tam dorazím a kdy mám vyrazit na cestu. Nechci se dívat do telefonu, chci aby mě telefon sám upozornil, kdy je čas vyrazit. To zatím Raynet neumí. Druhá drobnost, když kliknu v CRM v iOS na mapu kontaktu, otevřou se Google Mapy. Nějak jsem se už ale naučil s těmi od Applu.

Nevím jak u vás, ale my jsme také měli CRM a vím, jak je těžké udělat změnu, ale když ji neuděláte a budete chtít staré a nefunkční věci záplatovat, vznikne vám záplatovaná firma se záplatovanými produkty. Následně pak vy sami budete nabízet záplatované řešení svým klientům. Tak to prostě je.

CRM tedy jako obchodník řeším levou zadní na iOS, a to ještě navíc za pomocí diktování. Nerad píšu a když jdu ze schůzky, chci mít hned záznam v systému. Proč ho tedy do iPhonu nenamluvit přímo do CRM. Nepotřebuji kvůli tomu vysedávat v kanceláři nebo po kavárnách. Vše je hned v systému.

Dokumenty i kreativně

Manažer, obchodník se neobejde bez dokumentů, jejich sdílení, vyplňování formulářů a všeobecně práce s digitálním papírem. Pokud bych byl bankéřem ne nebo firmou, která pracuje s makry (pak jsou ještě ti, kteří si myslí, že potřebují pracovat s makry), tak mám smůlu. Toto na iOS nedáte. Naštěstí to ale není můj případ. Opět v mé snaze o jednoduchost prostě jen potřebuji Word, Excel, PDF a to je vše. Používáme Office365, Adobe Acrobat Reader, PDF Expert a další základní aplikace. Osobně nemám žádný problém pracovat s těmito nástroji jen na iOS. Vždy pracuji v kombinaci iPad se Smart Keyboard a diktování. V mnoha ohledech jsem rychlejší a efektivnější než na Macu.

Samostatnou kapitolou v dokumentech je jakási moje kreativita. Spousta projektů, nápadů, poznatků u mne vzniká v aplikaci OneNote. Neumím si představit, jak bych v ní tvořil nápady v Macu. Osobně potřebuji k vytvoření něčeho zajímavého nejen klávesnici, ale i pero. Zkuste si někdy psát a do toho pak kreslit, dělat si malůvky. Najednou zjistíte, že váš mozek pracuje úplně jinak.

OneNote

V aplikaci Word si často otevřu text, který budu upravovat, a nezačnu tím, že najdu řádek a začnu přepisovat text, ale vezmu Apple Pencil a začnu zvýrazňovat, šipkovat, malovat, škrtat. Teprve až skončím s malůvkami, začnu text upravovat. Tím, že chytíte do ruky pero a nejen píšete texty, aktivujete levou hemisféru (tedy v případě praváka) a po několika takových „seancích“ se začnou dít divy.

Alespoň u mne začínám opravdu vnímat změnu k lepšímu a nad tím, co dělám, mám větší kontrolu a vytvářím smysluplné věci. iPad Pro s Apple Pencil je pro mě jakási múza, která funguje naprosto automatizovaně. Už některé slyším, jak to čtou a říkají si OneNote? Vždyť je tady celá řada lepších aplikací. Určitě budete mít pravdu, jenže OneNote je opět pro mne jednoduchá a hlavně funkční věc. Navíc zdarma.

Cloudových řešení není nikdy dost

S dokumenty je pak potřeba pracovat dál. Někde je musíte uložit možná podepsat a poté sdílet. Využíváme hned několik cloudových služeb. Vystačili bychom si s jednou, ale ty další slouží jako testovací rozhraní pro reference a případy z praxe na našich workshopech a školeních.

Co se cloudových úložišť pro dokumenty týče, existuje jich celá řada. Ty nejznámější Box.com, Dropbox, OneDrive, iCloud, Disk mají také šifrovaní dat tzv. on-the-fly. V případě iCloudu si poprvé postěžuji na Apple, protože tato služba není vhodná pro firemní použití jako celek. Je nedocenitelná pro zálohy zařízení, ale pro firemní použití má své výrazné limity. Jinak jsou vlastnosti služeb téměř podobné.

Největší rozdíl zaznamenáte u služby Box.com pro firemní použití. Jedná se o skutečně profesionální řešení, za které si ovšem už připlatíte. Pokud chceme ve firmě u některé složky řešit její bezpečnost nad rámec cloudových služeb, používáme aplikaci nCryptedcloud. Tato šifrovací aplikace se propojí s vaším cloudem a zašifruje složku na cloudu. Takto se ke složce nedostane ani ten, kdo by vám odcizil vaše přístupové údaje na cloud. Složku odemknete pouze za pomocí aplikace nCryptedcloud pod heslem.

nCryptedcloud

Je to poměrně jednoduché a přitom v této kombinaci už velmi bezpečné a troufnu si říci neprolomitelné. Navíc můžete za pomocí nCryptedcloud sdílet dokumenty opět zabezpečenou cestou s nastavením omezení, co vše může koncový příjemce se souborem udělat. Funkcí nCryptedcloud je mnoho, ale nechám už na vás jejich prozkoumávání. Pro ty, kteří by snad ohrnovali nos nad bezpečností cloudu: sám za sebe při politice bezpečného hesla a v kombinaci nCryptedcloud věřím tomuto řešení více než firemnímu serveru, o který se mi stará zaměstnanec, jehož jsem před rokem najal.

Moderní sebeprezentace jako základ

Dokumenty jsem tedy vytvořil, mám je na cloudu. Většinu našich smluv, faktur a dokumentů podepisuji na iPadu. Když se bavím o podpisu, tak tím nemyslím jen ten s tím perem, ale zároveň kvalifikovaným osobním, případně firemním certifikátem. Všechny dokumenty opatřené tímto podpisem, který realizuji v aplikaci Signer, mají hodnotu neodvolatelného podpisu a obstojí i při komunikaci s úřady a v případě potřeby před soudem. Vše má na svědomí nová legislativní úprava v ČR a velký tlak EU na digitální komunikaci. Osobně věřím, že je to správný a jediný směr, který zbaví vaši firmu 90 % zbytečných papírů. Průměrná firma smrskne 100 šanonů papírů na 10. Taková může být i vaše firma.

Další v řadě je obchodní jednání, prezentace nabídek a také školení a workshopy. Všechny schůzky a jednání včetně prezentace nabídky řeším v iPadu a iPhonu. Konkrétně dám zařízení v případě potřeby zákazníkovi, ať se podívá na prezentace, naše realizace, případně nabídku. Často také při jednání na iPad kreslím a znázorňuji možnosti řešení dané zakázky. Důležitou úlohu hrají taktéž videa našich realizací a projektů, která klientům pouštím.

D650A2B6-4F81-435D-A184-E2F65618265D

Jakmile si zákazník „vyhraje“, začnu si psát poznámky. Brožury, katalogy, vizitky nemám a nerozdávám. Zkuste namísto toho dát klientovi iPad s projektem nebo nabídkou do jeho rukou. Nasdílejte mu digitální prezentaci nebo mu zašlete vizitku, která obsahuje nejen údaje o vás, ale také odkazy na videa, firemní prezentace, články s publikacemi přímo do jeho telefonu přes iMessage nebo SMS. Věřte mi, že to funguje. Papíry dnes nikdo nechce. Všem se jen hromadí. Z vizitek si klienti opíší jen vaše jméno, telefon a e-mail. To je poněkud smutná bilance vašeho setkání, co myslíte. Chtějte vyčnívat. Dosaďte jim do jejich zařízení plnohodnotný a kvalitní kontakt na Vás. Už je to samo osobě funguje jako firemní prezentace.

Pokud se chystáte na prezentaci, tak já ty svoje opět připravuji v iPadu v aplikaci Keynote. Hotová aplikace se mi nahraje na cloud a když někde prezentuji, vezmu si do tašky Apple TV, připojím v kterékoliv místnosti přes HDMI a z iPhonu bez jediného kabelu spustím svou prezentaci. Žádný počítač, žádné kabely. Často zajištěn WOW efekt, jen co dorazíte. Navíc se můžete pomocí jednoduchého klikání na telefon zaměřit na to, co se děje v sále před vámi. Zachytíte okamžité reakce publika a můžete reagovat. Celou dobu se navíc díváte na publikum a nikoliv na plátno nebo do počítače.

Méně práce s účetnictvím

Jako každý manažer či obchodník za sebou po celý den zanecháváte pro firmu ekonomickou stopu v podání plateb za benzín, útraty v restauraci, fakturu za hotel a spoustu dalších nákladů, které musíte ve firmě vykázat. Vždy jsem byl na trefení šlaku, když jsem pak jeden den v týdnu pro účtárnu připravoval podklady k předání. Ještě lépe, když jsem nějaký doklad ztratil. To pak bylo nedaňových nákladů do firmy, jen to svištělo. To se pak všichni divili. Tomu je však konec a řešení je opět v v iOS.

Naštěstí i u nás začaly platit nové zákony a úpravy, které definují práci s elektronickým uchováváním účtenek. Jinými slovy, dnes vše, co platím ve firmě, je kartou, což představuje 99 procent výdajů. Koupě aplikací, taxi Liftago, jízdenky na vlak, hotely, letenky, restaurace, prostě vše.

Liftago

U taxi služby zcela záměrně uvádím Liftago, protože služba, kterou nabízí pro firemní zákazníky, je pro mne nedocenitelná. Taxi objednám v aplikaci a už nemusím řešit, kdo pro mne přijede, jestli bude akceptovat karty a jakou účtenku dostanu. Po absolvování cesty proběhne automaticky platba kartou a vzápětí mi do e-mailu přijde daňový doklad. Navíc jednou měsíčně dostanu e-mailem seznam s přehledem všech mých pracovních cest.

Kde tedy kartu nevezmou, raději nenakoupím, protože bych si hned vytvořil lístečkový problém navíc. Nesnáším lístečky!

Všechny účtenky ihned po zaplacení skenuji v iPhonu aplikací ScannerPro a nahrávám na cloud do připravené složky s mými náklady. Zvlášť ve firmě rozdělujeme cestovné, hotely, restaurace, nákup aplikací a další. Je to divné, ale pro mne je naše paní účetní taková Mrs. Colombová. Přísahám, já jsem ji nikdy neviděl, opravdu ne. Když si to teď tak vybavuji, já jsem si s ní ani nikdy netelefonoval. Pouze e-maily a cloud. A víte co, funguje to!

ScannerPro

Napadá vás ještě něco jako Kučeřík obchodník, manažer? Pokud ano, napište do komentářů a rád doplním. Pokud ne, mám pro vás jasné resumé: Ano, já můžu jako obchodník, manažer pracovat jen s iOS. Nejen to. Práce v kombinaci iPhone, iPad Pro je pro mne velmi rychlá a pohodlná. Když si představím, že na některé z výše uvedených aktivit otevírám Mac a věřte, že ten svůj zlatý mám hodně rád, ihned si přidělávám práci navíc.


Jako technik na iOS zatím neuspějete

Nyní položíme stejnou otázku Janu Kučeříkovi kreativci a technikovi: Dá se pracovat jen za použití iOS? Odpověď zní ne!

Ačkoliv jsem se hodně snažil, tak jsou věci, které prostě na iOS nedáte, a pokud snad ano, bude to na úkor uživatelského pohodlí a času. Hrát si na hrdinu jen proto, abych dokázal, že vše zvládnu na iOS, nemá smysl. Potřebuji pracovat rychle a efektivně. Jsou momenty, kdy iOS bude v obrácené pozici, co se týče rychlosti a efektivity vůči Macu, a ty nastávají právě teď.

Na Macu pracuji v aplikacích Adobe Photoshop, Illustrator a InDesign. Některé funkcionality práce s grafikou zvládne iOS, ale upřímně to, co potřebuji, není možné. Zásadní je tedy práce na grafických úlohách. Další v řadě je editace webových stránek. I když naše projekty jedou na WordPressu, na iOS se s tím opravdu trápím. Mac je v úkolech na takovéto administraci prostě výrazně rychlejší.

Pro nás nezbytná část činností souvisí také se servery a vývojovými prostředími. Opět nemá cenu si nic nalhávat. iOS sice spustí VLC, TeamViewer a další, nicméně se jedná jen o nouzové řešení, případně tím zajistíte pouze rychlou asistenci. Nastavení serverů, jejich opravdová administrace a support bez Macu neuděláte.

Je třeba doplnit, že když už na tom Macu jsem, tak samozřejmě dělám i činnosti, na které bych standardně použil iOS. Člověk už to dělá nějak automatizovaně. Když už to mám otevřené, tak udělám i to další. Pravdou ale je, že na většinu mé práce mi stačí tyto zařízení:

  1. iPad Pro 128GB Cellular + klávesnice Smart Keyboard + Apple Pencil
  2. iPhone 7 128GB
  3. Apple Watch
  4. AirPods

S těmito hračkami je moje „Kung-fu“ opravdu dobré! Někteří možná teď dočetli, jiní to v polovině vzdali a řekli si, že jsem blázen a to, co tu popisuji, nejde použít v jejich případě. Ano, můžete mít pravdu. Můj článek o použití iOS v práci se odvíjí od toho, jak pracuji já, jaké máme ve firmě nastavené procesy a jak fungujeme my. Nemusí to nutně znamenat, že tak bude fungovat každý. Tento článek je výpovědí reálné praxe a ne teorie a je určen těm, kteří se nebojí ve svém životě udělat i zásadní změny, vedoucí k jednoduššímu a efektivnějšímu životu. Tak to mám dnes já a kdykoliv to podepíšu.

Na závěr si dovolím jeden poznatek z mojí praxe. Dotaz položený před pár lety: „Pane doktore, vy nepoužívate počítač? Vždyť bez toho to už snad ani nejde?“ Pan doktor mi suše odpoví: „Pane Kučeříku, já pracuju na psacím stroji 35 let a věřte mi, že do důchodu ještě budu a nikdo mi to nevymluví.“ Smutný závěr je, že pan doktor musel do důchodu jít předčasně, protože pojišťovna začala u lékařů vyžadovat připojení on-line do systému.

Všem přeji hodně úspěchů v osobním a profesním životě a nezapomeňte, že za svůj život budete přinuceni okolnostmi zásadně změnit svůj postoj k tomu, jak dnes pracujete. Nechoďte předčasně do důchodu.