Petr Binder Vítejte u krátkého seriálu článků o výborné GTD aplikaci OmniFocus od společnosti The Omni Group. Seriál se bude skládat ze tří částí, kdy si nejprve podrobně rozebereme verzi pro iPhone, Mac a v poslední části budeme tento produktivní nástroj porovnávat s konkurenčními produkty.
OmniFocus je jedna z nejznámějších GTD aplikací. Na trhu je se vyskytuje od roku 2008, kdy nejprve vyšla Mac verze a o pár měsíců později byla zveřejněna aplikace pro iOS (iPhone/iPod touch). Od jejího vydání si OmniFocus získal širokou základu fanoušků, ale také odpůrců.
Pokud byste se ale zeptali nějakého uživatele jablečných produktů, jaké 3 GTD aplikace na iPhone/iPad/Mac zná, určitě by jedním ze zmíněných nástrojů byl právě OmniFocus. V jeho prospěch hovoří i získání ceny „Apple Design Award for Best iPhone Productivity Application“ za rok 2008 či fakt, že je posvěcen jako oficiální nástroj samotným Davidem Allenem, tvůrcem metody GTD.
Pojďme se tedy na iPhone verzi blíže podívat. Při prvním spuštění se ocitneme v tzv. „domácí“ nabídce (1. nabídka na dolním panelu), kde se budete pohybovat většinu času strávenou nad OmniFocusem.
V té najdeme: Inbox, Projects, Contexts, Due Soon, Overdue, Flagged, Search, Perspectives (volitelné).
Inbox je vstupní schránka neboli místo, kam vkládáte vše, co vás právě napadá, s cílem odlehčit své hlavě. Ukládání úkolů v OmniFocusu do inboxu je velmi snadné. Navíc pro uložení položky do vstupní schránky stačí pouze vyplnit název a zbylé parametry si můžete doplnit později. Mezi ně patří např.:
- Context – představují jakousi kategorii, do níž úkoly zařadíte, např. doma, kancelář, na počítači, nápady, koupit, pochůzky, apod.
- Project – přiřazení položek k jednotlivým projektům.
- Start, due – doba, kdy úkol začíná či ke které se vztahuje.
- Flag – ovlajkování položek, po přiřazení vlajky se úkoly zobrazí v sekci Flagged.
U jednotlivých vstupů můžete navíc nastavitopakování nebo připojit k nim hlasovou poznámku, textovou poznámku či fotografii. Možností je tedy několik. Nejdůležitější jsou dle mého názoru context, project, případně due. Navíc tyto tři vlastnosti vám velmi snadní orientaci v aplikaci včetně vyhledávání.
Po Inboxu v „domácí“ nabídce následují projekty (Projects). Jak název napovídá, najdeme zde veškeré projekty, které jste si vytvořili. Pokud byste chtěli vyhledávat nějakou položku, tak můžete buď přímo procházením každého projektu či vybrání možnosti All Actions, kdy uvidíte veškeré úkoly roztříděné dle jednotlivých projektů.
Na stejném principu funguje i hledání v již zmíněných kategoriích (Contexts).
Tato sekce je užitečná v tom, že když např. jste ve městě na nákupech, tak se takto podíváte na context nákupy a hned vidíte, co vše je potřeba obstarat. Může se samozřejmě stát, že k úkolu žádný context nepřiřadíte. To vůbec nevadí, OmniFocus to řeší chytře, po „otevření“ sekce Contexts sjeďte dolů, kde uvidíte zbylé nepřiřazené položky.
Due Soon představuje úkoly vztahující se k blízké době, kterou si můžete nastavit na 24 hodin, 2 dny, 3 dny, 4, dny, 5 dny, 1 týden. Overdue znamená překročení nastavené doby u úkolů.
2. nabídkou na panelu je GPS lokace. K jednotlivým contexts lze totiž snadno přidat lokace a to buď pomocí adresy nebo současného umístění. Nastavení pozice je dobré např. v tom, že po zobrazení mapy snadno poznáte, k jakým místům určité úkoly patří. Nicméně mi tato vlastnost přijde jako taková spíše doplňková a ne tolik důležitá, zajisté však existuje spousta uživatelů, co ji efektivně využívá. OmniFocus pro zobrazování nastavené lokace používá Google maps.
3. nabídkou je synchronizace. Ta představuje obrovskou konkurenční výhodu pro OmniFocus, kterou se ostatní aplikace snaží dohonit, ale zatím však marně. Zejména co se týče cloud syncu. Ten mi přijde, že představuje zakázanou oblast, kam se bojí většina ostatních vývojářů vstoupit.
U OmniFocusu máte na výběr ze čtyř typů synchronizace dat – MobileMe (nutnost vlastnění MobileMe účtu), Bonjour (chytrá a účinná možnost, pomocí níž synchronizujete několik Maců, iPhonů dohromady), Disk (uložení dat na načtený disk, přes který proběhne převod dat do dalších Maců), Advanced (WebDAV).
4. nabídka s ikonou inboxu značí jednoduché zapisování položek do vstupní schránky. Poslední možností na dolním panelu je nastavení. Zde si vybíráte, jaké úkoly chcete zobrazovat v projektech a contextu, jestli dostupné úkoly (úkoly bez nastaveného startu), zbývající (položky i s nastaveným startem události), všechny (úkoly hotové i nehotové) či další (další kroky v rámci contextu).
Mezi další nastavitelné možnosti patří notifikace (zvuk, text), due date (doba, kdy se úkoly zobrazí v due soon), odznaky na ikoně, nainstalování Safari bookmarkletu (po kterém budete moct ze Safari posílat odkazy do OmniFocusu), restartování databáze a experimentální vlastnosti (landscape mód, podpora, perspectives).
OmniFocus tedy nabízí široké možnosti nastavitelných vlastností, pomocí kterých si lze tuto aplikaci přizpůsobit obrazu svému. Nicméně co se týče grafického zpracování, tak působí velmi studeným dojmem. Ano jde o produktivní aplikaci, takže by neměla vypadat jako omalovánky, ale přidání několika barev včetně barevných ikon, které by si uživatel mohl měnit, by rozhodně pomohlo. Navíc z mé zkušenosti vím, že čím hezčí vzhled, tak tím mám větší motivaci a radost do práce.
Chybí také nabídka, kde byste viděli úplně všechny úkoly. Ano můžete si je zobrazit pomocí výběru možnosti „All actions“ u projektů či contexts, stále to však není ono. Navíc musíte pořád přejíždět z jedné nabídky do druhé, ale to už je u většiny GTD aplikací takový standard.
Kromě těchto pár nedostatků je však OmniFocus výbornou aplikací přesně plnící svůj účel. Orientace v něm je velmi snadná, i když občas musíte přecházet z jedné nabídky do druhé, stačí opravdu pár minut strávených prozkoumáváním uživatelského prostředí a ihned pochopíte, jak vše funguje. Co se mi opravdu moc líbí je vytváření složek. Tuto možnost drtivá většina aplikací podobného zaměření nenabízí, přitom velmi usnadňuje uživateli práci. Jednoduše si vytvoříte složku, do té pak přidáváte jednotlivé projekty nebo další složky.
Mezi další výhody patří již zmíněná synchronizace, možnosti nastavení, snadné vkládání úkolů v rámci projektů, výborná pověst, označení OmniFocusu Davidem Allenem, tvůrcem metody Getting Things Done, jako oficiální aplikaci. Dále možnost přidávání fotografií, poznámek k úkolům při vkládání do inboxu, s čímž jsem se setkal poprvé až u OmniFocusu a jedná se o velmi užitečnou funkci.
Společnost The Omni Group navíc poskytuje výbornou uživatelskou podporu pro všechny verze této aplikace. Ať se jedná o PDF manuál, kde získáte odpovědi na všechny vaše případné dotazy a nejasnosti, tak video návody, na kterých názorně uvidíte, jak OmniFocus funguje. Pokud byste přece jen nenašli odpověď na váš problém, můžete využít fórum společnosti či přímo se obrátit na email určený pro pomoc zákazníkům.
Je tedy OmniFocus pro iPhone nejlepší GTD aplikací? Z mého pohledu asi ano, postrádám sice několik funkcí (hlavně nabídku se zobrazením všech úkolů), ale tyto výše zmíněné nedostatky OmniFocus válcuje svými klady. Obecně na tuto otázku lze velmi těžko odpovědět, protože každému uživateli vyhovuje něco jiného. Nicméně patří mezi úplnou špičku a pokud se budete rozhodovat, jakou aplikaci koupit, s OmniFocusem nesáhnete vedle. Cena je poněkud vyšší, stojí 15,99 €, ale nebudete litovat. Navíc díky této aplikaci budete zvládat práci i život a cítit se přitom dobře, což si myslím, že za tuto cenu stojí nebo ne?
Jak se vám OmniFocus líbí? Používáte ho? Máte pro ostatní uživatele nějaké tipy, jak s ním efektivně pracovat? Myslíte si, že je nejlepší? Sdělte nám své názory v komentářích. Brzy vám přineseme druhý díl seriálu, kde se podíváme na zoubek verzi pro Mac.
iTunes link - 15,99 €
Článok som síce len preletel, pretože s funkcionalitou mám skúsenosti a bol som zvedavý na záver. Viac by ma zaujímalo prečo by som nemal ľutovať tých 16e minúť? Ak sa na to pozriem čisto teoreticky, tak Things mi ponúka to isté, taktiež má Mac verziu, veľkú komunitu a svižnú podporu a stojí o polovicu menej. Taktiež prostredie mi príde omnoho jendoduchšie a viac user-friendly (to môže byť subjektívne).
Tak třeba kdybyste ty zbylé odstavce nepřeletěl, tak byste zjistil, co má OmniFocus navíc. Je tam důkladně rozebrán. Přečtení vám zabere cca 5 minut a v závěru není vyjmenováno vše. Myslím si, že OF je jiná liga než Things, což je můj názor a více si to rozebereme ve třetí části seriálu ;).
Použivám již nějaký čas 2do a oproti omnifocus má hned několik výhod:
* synchronizace proti toodledo
* za jeden nákup je aplikace jak pro ipad tak pro iphone
* nesrovnarelně levnější
* již v základu podpora projektů a check listů
* pěkné rozhraní ;-)
* z jednotlivých typů hledání lze vytvořit složky
* integrovaný backup
Jediné mínus:
* přímo nepodporuje contexty
Jediné co bych vylepšil, je automatické plánování tasků do kalendáře s ohledem na jejich časovou náročnost.
Používám OmniFocus již několik let v obou verzích (Mac i iPhone) a musím říct, že v Mac verzi mě tak nadchnul, že jeho uvedení pro iPhone byla prvním a hlavním pragmatickým důvodem pro koupi iPhone. Před OmniFocusem jsem zkoušel na Macu několik aplikací a vybral jsem OmniFocus i když byl nejdražší. Teď vidím, že jsem udělal dobře. Pro své použití (píšu si skutečně každý úkol, na němž mi záleží a který by mohl jinak zapadnout) jej považuji za nejlepší. Použil jsem, myslím už všechny funkce, takže cokoli by mu chybělo, už bych vnímal jako omezení. Doporučuji každému, kdo to se sebou samým myslí vážně. Aby nebylo jen u chvály: dvě věci uvidím rád v dalších verzích: přehled, do něhož si vycucám úkoly, kterým se daný den chci věnovat (to jsem v podstatě vyřešil pomocí praporků – Flagged) a push synchronizaci (bez ní teď sice na Macu vytvořím úkol s časovým upozorněním, ale ten se mi do iPhone bez předchozí synchronizace – rozumějte spuštění aplikace na telefonu – nepřenese, tudíž na něj telefon ani neupozorní). Přitom vím, že to jde – důkazem funkčnosti je třeba takový iCal (na Macu vytvořím událost s časovým upozorněním a aniž spustím iPhone verzi, na iPhone mě v danou chvíli upozorní).
Díky za recenzi, před nedávnem jsem se začal GTD věnovat a zatím používám Things, tak se opravdu těším na srovnání s OF. Třeba mě přesvědčíte, že se vyplatí věnovat ten čas a naučit se pracovat s (pro mě možná zatím příliš) složitějším OF. Už se těším na další díly!
Ta složitost je opravdu jen zdáním, uvidíte v dalších částech. OmniFocus působí určitým nepřehledným, složitým dojmem, ale po vyzkoušení změníte názor. Můžete si pustit videotutoriály na stránkách The Omni Group a uvidíte ;).
Se vším co je v článku napsáno můžu jen a jen souhlasit. Několik let se snažím sžít s GTD a tak jsem vyzkoušel většinu IPHONE GTD aplikací. A průběh byl vždy stejný – nejprve nadšení nad spoustou parádiček ale nakonec začaly na povrch vyplouvat nedostatky, které se ukázaly mnohem důležitější než barevná tlačítka. Bohužel GTD má jednu moc nepříjemnou vlastnost – kvalitu aplikace poznáte až když v ní máte v běhu opravdu hodně projektů a ty rozpitvány do mnoha úkolů. Pak je ale katastrofou dojít ke zjištění, že vlastně aplikace nevyhovuje a musíte vše přepsat do jiné a modlit se, aby za 2 -3 měsíce nebylo zjištění stejné. A právě tohle je hlavní výhodou Omnifocusu – je to naprosto jiná třída než vše ostatní – robusní a konstruovaná na opravdu intenzivní práci s velkým spektrem různých činností a přitom se v tom nebudete ztrácet. Jediným problémem je donutit svou hlavu aby se od GTD neodkláněla – ale to asi žádná aplikace nevyřeší :-)
Jinak několik měsíců používám vedle Iphone také IPAD verzi a ta je tím, že pracuje s větší plochou naprosto dokonalá.
For implementing GTD you can use this web-based application:
http://www.Gtdagenda.com
You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
Syncs with Evernote, and also comes with mobile-web, Android and iPhone apps
Hmm no dobra…. osobne se priznavam, ze jsem PC uzivatel, tudiz Mac vubec… a ani o iPhone aplikaci jsem neslysel doted a to jsem GTD variant vyzkousel uz dost…. v soucasne dobe mi maximalne vyhovuje Todledoo – To do list.
Tesim se na srovnani jestli bude, jestli se tech 19 dolaru navic tolik vyplati….
Používám Things a jsem nanejvýše spokojený.
Pouzivam aplikaci Todo, ve ktere mam vsechny funkce z GTD ktere potrebuji, sync s toodledo a to vse za 0,79e
Já osobně nedám dopustit na Pocket Informant. Pecka.
Používám OmniFocus jak na iPhonu, tak na Macu i iPadu… Pro mě ve všech směrech naprosto vyhovující kombinace. Vyzkoušel jsem drtivou většinu „konkurence“, ale jak zde bylo již uvedeno, jinou takto robustní a pro velké množství úkolů stavěnou aplikaci v tuto chvíli neznám… Synchronizuji přes MobileMe, dostatečná spokojenost, mám to ještě provázané s iCal. V iPhonové mi dost dost schází časový přehled jako na iPadu. Jak osobně používám jednotlivé části: iPhone neustále po ruce, tudíž ideální pro sbírání dat do inboxu včetně audio a fotek (naučil jsem se využívat především audio záznamy, jsou rychlejší a posléze je můžete pohodlně upravit). iPad používám na večerní Reviews (nechce se mi otevírat notebook nebo ho nechávám v kanclu, k televizi iPad ideální) a na běžnou agendu během dne. Mac verzi na zadávání složitějších perspektiv a na velké Reviews projektů – ideální na měsíční podrobnější Reviews a zařazování a rozplánování nových projektů…. i když to stálo vše dohromady „trochu“ více než Things, ToDo atd….. nelituji. Takže tak….
Mám obě verze pro MAC i iPhone. Taktéž obě verze Things. Popravdě jsem už dvakrát switchnul za poslední 2 roky z jedné na druhou a zpět.
V současné době jsem zatím stále u Things. Myslím, že rozhodnout u těchto dvou, je dost těžké. Obě vynikají něčím trochu jiným, ale těžko je rozsoudit. Omnifocus je přísně GTĎácký, ale jak již bylo psáno výše, je u něj třeba silné sebekontroly, poctivé review a je skutečně hrozně chladný.
Že by s Things nešlo zvládnout velké kvantum projektů a úkolů si nemyslím. Jediné co u něj chybí, jsou subtasky. Výborné jsou v kombinaci s ThingFolders (ke správě references).
Omnifocus lze zase neskutečně ohýbat pro svoje potřeby, od jednuchého úkolování až po naprogramování sebemenších detailů života.
Skutečně jde o úhel pohledu, každý z těchto programů tu problematiku uchopuje trochu jinak. je těžké je rozsoudit.:-)
Aplikace se zda byt fakt hodne dobre propracovana i kdyz cena 31 eur na iPad nuti ke zvazeni. Ale i muj cas ma svou cenu :0)
Co vsak zvazuji nejvice je synchronizace s PC a prace i na PC. Ne synchronizace pomoci WiFi, to nemusim delat, kdyz mam oba stroje u sebe. Potrebuji synchronizaci pres sit.
Umozni to WebDAV nebo beta verze O?
A jak budu moci pristoupit k datum na PC? Nejaky klient nebo web?
Toto vse je vyreseno v Toodledo napriklad. Klient na iPad a na PC pres web rozhrani primo v Toodledo.
@Petr Binder:
Poradite mi s problemem synchronizace iPad a PC, kazde v jine lokalite, prosim?
WebDAV by to umožnit měl, bohužel však s tím nemám žádné zkušenosti, respektive tento problém jsem nemusel řešit. Určitě by to šlo vyřešit pomocí účtu MobileMe, nicméně ten také stojí poměrně dost peněz, kdybyste ho kupoval pouze pro tento účetl. A také možnost Disk, ale tu také nemám vyzkoušenou. Pokud by vám některý z typů synchronizace nešel nebo byste nechtěl do toho investovat, tak jediná možnost vyměnit nástroj.
Co vím, tak třeba Wunderlist (který by měl brzy na iPad vyjít) by si s tímto problémem určitě poradil. Nebo Nozbe, který je pro iPad a na PC je formou internetové verze. Bohužel iPad nemám, tak tam nástroje GTD ozkoušené :(. Pro více infa můžete zkusit mitvsehotovo.cz ;).
Nebo můžete použít Omni sync server, který poskytuje The Omni Group zadarmo a budete moct synchronizovat různé zařízení kdekoliv ;).
https://www.omnigroup.com/sync
K plné spokojenosti používám s OF (Mac, iPhone) WebDAV https://webdav.mydrive.ch/
Pouzivam Things Mac+iPhone. Firetask jsem zkusil trial mac verzi, ale absolutne jsem ji nemohl „ohnout“ k rozdeleni a naplanovani ukolu podle potreby. Jelikoz jsem student, tak je pro me cena za GTD aplikaci v pripade Omnifocusu v oblasti sci-fi. Things mi prisel jako rozumny kompromis. iPhone Things je vlastne ma druha nejpouzivanejsi aplikce na iPhonu. 1.Telefon :) 2. Things 3.Zpravy(SMS) 4. Connections 5.dalsi blbinky, mapy, angrybirds etc. Jedine co mi trosku chybi je promakanejsi sprava Areas. jak treba na vikend skryt vsechny pracovni ukoly, nechat si tam napr jen hrabani listi na zahrade :) ??? jdou deaktivovat/aktivovat jen jednotlive projects.
PROSIM O DOPORUCENI
schanim GTD pro iPhone ale s plne oboustrane synchronizovatelnym zrcadlem pro PC (Win) ne MAC. Neco jednoduchyho typu Things vcetne projektů. Poradite?
je jedno jestli free nebo placena.
diky!!
V.