iWant

Oblasti, ve kterých vám Google Sheets usnadní život

iWant

Google Sheets patří zatím stále mezi ty méně známé služby od společnosti Google, jejich potenciál je ale poměrně velký. Jak využít Google Sheets na maximum?

Dlouhá léta platí, že „na tabulky je tu MS Excel“. Za roky své existence se stal jakýmsi kancelářským standardem a jeho ovládání se učí na nejedné škole. Osvojit si základy práce s Google Sheets ale také není nijak složité a pro používání této platformy existuje řada dobrých důvodů.

Sdílení a spolupráce: Jedním ze signifikantních atributů služby Google Drive je možnost sdílení. Ať už Google Sheets používáte pro osobní nebo pracovní účely, Google vám umožní vše potřebné snadno sdílet s rodinou nebo kolegy.

Dokonalé aktualizace: V Google Sheets (potažmo ve všech dokumentech Google) se vše děje souběžně, takže veškeré změny, prováděné v daném listě, můžete sledovat v reálném čase.

Žádná duplicita: Díky používání sdílení v cloudu může celá skupina lidí pracovat na jednom konkrétním dokumentu a vyhnout se tak zmatkům s kopiemi.

Bezplatné šablony: Google Sheets nabízí celou galerii užitečných šablon, takže nemusíte složitě vymýšlet vlastní vzory. Pro většinu klasických úkonů vám šablony od Googlu bohatě postačí. K šablonám se dostanete přechodem na Google Drive, kde v levém horním rohu kliknete na modré tlačítko „New“. V rozbaleném menu najedete kurzorem myši na položku Google Sheets, kliknete na šipku a zvolíte „From a template“. Pokud vám výchozí šablony nestačí, můžete si do svého prohlížeče nainstalovat rozšíření Template Galery od Vertex42.com (pouze pro Google Chrome).

Přehledné přehledy: Stejně jako Excel vám i Google Sheets dokáží generovat stručné, informativní přehledy vaší práce. Pokud milujete grafy, tabulky a statistiky, s Google Sheets si přijdete na své.

Vše na svém místě: S Google Sheets se můžete spolehnout, že budete mít vše potřebné na jednom místě, což vám ušetří hromadu práce, času i nervů.

Výdaje pod kontrolou

Tabulky jsou výborným nástrojem pro zaznamenávání rozpočtu. Ať už sledujete vaše měsíční nebo roční náklady, můžete se stoprocentně spolehnout na Google Sheets. Za pomoci jednoduchých vzorců si snadno můžete spočítat, kolik vyděláváte, kolik utrácíte, a získat přehled o tom, kam vaše finance mizí.

V tomto směru vám skvěle poslouží již zmíněné šablony. Pro měsíční rozpočet existují dva listy, z nichž jeden za pomoci vzorců kalkuluje vaše příjmy a výdaje a do druhého zadáváte příchozí a odchozí transakce.

Při práci se šablonami pro rozpočet je důležité mít na paměti, že můžete bezpečně upravovat pouze růžově zvýrazněné buňky. Do listu, určeného transakcím, zadáváte výdaje a příjmy, při zadávání se automaticky vyplní i příslušné buňky ve druhém listu.

Pokud chcete záznamy financí dotáhnout k dokonalosti, můžete na konci každého měsíce zadat příslušné údaje do šablony, určené k zaznamenávání ročního rozpočtu.

Ze všeho nejdříve musíte v tabulce pro roční rozpočet zadat počáteční zůstatek. V listu Expenses (Výdaje) vyplníte měsíční výdaje pro každou kategorii, totéž provedete s měsíčními příjmy v listu Income (Příjmy). Součástí šablony je i lineární přehledný graf.

List Summary byste neměli dále upravovat, slouží k automatické kalkulaci dat na základě vámi zadaných příjmů a výdajů.

Perfektní správa úkolů

To-Do listy a seznamy nejrůznějších úkolů jsou dnes nepostradatelnou pomůckou, využívanou podnikateli, zaměstnanci, studenty i rodiči v domácnosti. Jedním z efektivních způsobů, jak vlastní úkoly spravovat, jsou i Google Sheets.

I pro správu úkolů existuje na této platformě užitečná šablona. Sestává z pouhých tří sloupečků, tvořených kolonkou k odškrtnutí splněného úkolu, kolonkou pro datum a kolonkou pro název samotného úkolu.

Díky možnosti online spolupráce lze za pomocí Google Sheets zadávat úkoly celému kolektivu.

Pánem svého času

Google Sheets dokáží do jisté míry nahradit také kalendář, diář nebo rozvrh hodin. Pokud vám z jakéhokoliv důvodu nevyhovuje aplikace Kalendář od Applu, Google Calendar nebo třeba klasický papírový diář, můžete vyzkoušet šablony Calendar (Kalendář) nebo Schedule (Rozvrh) od Googlu. I ty se dají skvěle využít v případě online spolupráce a koordinace větších týmů, kolektivů nebo třeba rodiny.

Pro zaznamenávání hodin, strávených konkrétní prací, skvěle poslouží šablona Weekly Time Sheet. Do té zadáte časové rozpětí a hodiny, které jste v jednotlivé dny strávili nad určitou prací nebo projektem. Druhý list šablony Weekly Time Sheet podává přehledné informace o tom, kolik času jste na kterém projektu strávili a kolik hodin denně pracujete.

…a tím to nekončí…

Uživatelské rozhraní Google Sheets je jednoduché a uživatelsky velice přívětivé, takže se s ním jistě brzy naučíte intuitivně zacházet zcela sami. Google myslel například i na budoucí svatebčany, pro které připravil online verzi svatebního diáře, jejíž součástí je například rozpočet, seznam hostů, seznam úkolů a řada dalších důležitých položek. Pro ty, kteří před sebou mají důležité rozhodnutí, je v základní nabídce seznam pro a proti (Pro/Con List), plno šablon najdete na Vertex42 – najdete zde obrovské množství šablon pro nejrůznější příležitosti, rozdělené do přehledných kategorií.