Vratislav Holub Vystavování faktur a různých dokladů je nedílnou součástí světa podnikání. Tato povinnost se vztahuje prakticky na každého – ať už figurujete jako OSVČ, nebo máte svou vlastní firmu. V takovém případě asi moc dobře znáte, jak vystavování faktur, výzev k platbě, objednávek, příjmových dokladů a dalších vlastně probíhá. S tím je také spojena poměrně zásadní otázka, kterou si v určitý okamžik musí položit prakticky každý. Jak konkrétně řešit vystavování dokladů a co možná nejvíce si tak ušetřit práci?
Od dob, kdy se tyto úkony řešily například v Excelu, už totiž uběhlo několik let. Dnes už se nabízí daleko přívětivější a hlavně jednodušší řešení. Konkrétně máme na mysli webovou aplikaci Vyfakturuj.cz, která se profiluje jakožto dokonalé řešení pro OSVČ a firmy. Na první pohled láká svou jednoduchostí a rozsáhlými možnostmi. Stojí ale vůbec za to? Přesně proto si na tohle řešení posvítíme v naší recenzi. Každopádně hned ze startu musíme uznat, že má rozhodně co nabídnout.
O Vyfakturuj.cz
V první řadě si pojďme ve stručnosti zmínit, co Vyfakturuj.cz vlastně umí a s čím dokáže ve světě podnikání pomoct. Jak už jsme zmínili výše, doby, kdy se faktury a ostatní doklady řešily v Excelu, jsou už (naštěstí) dávno pryč. Podstatně pokročilejší alternativou je totiž tato webová aplikace. S její pomocí můžeme vystavovat nejrůznější faktury přímo online a mít je tak v řádu sekund připravené k odeslání. Konkrétně si poradí od zmiňovaných faktur, přes (automatické) výzvy k platbě, proforma faktury, zálohové faktury či objednávky, až po náklady.
Samotné vystavování navíc výrazně urychluje adresář kontaktů neboli firem, kteří jsou pro nás odběrateli či dodavateli. Celé se to ještě posouvá o krok napřed s možnostmi napojení a celkovou automatizací, čemuž se budeme věnovat níže. O všech vystavených dokladech pak máme přehled přímo v rámci aplikace, kde se nabízí i praktický a jednoduchý přehled. Ten bych osobně rád vyzdvihl. Přehled totiž v podobě grafu přehledně vykresluje, jak se nám v podnikání daří, přičemž dané výsledky i meziročně srovnává. Ihned tedy vidíme, zda jsme si od minulého či předminulého roku polepšili.
Vystavování dokladů
Jak už jsme zmínili výše, s pomocí Vyfakturuj.cz můžeme snadno a rychle vystavovat (nejen) faktury přímo online. Webová aplikace tento úkol řeší doslova na výbornou. Během pouhých pár kliknutí tak máme prakticky hotovo. Stačí zvolit, jaký doklad chceme vystavit, z adresáře vybrat odběratele / dodavatele, vyplnit potřebné nezbytnosti a celou volbu už jen potvrdit. U samotných faktur lze samozřejmě také vybrat způsob uhrazení. V takovém případě se nabízí klasický bankovní převod, hotovost, nebo dobírka. V rozsáhlé nabídce ale nadále najdeme PayPal, zápočet, různé platební brány či dokonce i Bitcoin.
Vše je samozřejmě přehledné a rychlé, což je právě to, co podnikatelé potřebují. Zároveň se s takovou nemusíme obtěžovat s ukládáním či skladováním dokladů. Veškerá data zůstávají v bezpečí přímo v rámci webové aplikace, díky čemuž k nim můžeme přistupovat kdykoliv a odkudkoliv. Jak už jsme také naznačili, řešení není jen o fakturách – ve skutečnosti si dokáže poradit s řadou dalších dokladů. Některé z nich jsme už zmínili výše. Konkrétně se jedná o fakturu, výzvu k platbě, proforma fakturu, zálohovou fakturu, objednávku, opravný doklad, příjmový doklad a daňový doklad.
Rád bych také vyzdvihl možnost takzvaných pravidelných faktur, které se v předem vymezeném intervalu automaticky opakují. Jedná se tak o parádní řešení pro dlouhodobé spolupráce. Stačí nám jednou vyplnit potřebné údaje, nastavit interval a máme hotovo. S ohledem na dostupné doklady už jen chybí možnost pro vytvoření cenové nabídky. Tedy alespoň prozatím. Podle slov vývojářů se na této možnosti už pracuje. Ve finále si u našich dokladů také můžeme přizpůsobit jejich design a změnit tak například motiv, logo či další drobnosti.
Možnosti napojení a automatizace
Jak už jsme naznačili výše, u pouhého vystavování dokladů a jejich uchovávání to ještě nekončí. Vyfakturuj.cz jde ještě o něco dál. V tomto ohledu hraje zcela klíčovou roli možnost napojení na banku a další, což je právě tím, co staví aplikaci do takto výhodné pozice. K našemu účtu ve webové aplikaci můžeme napojit až 12 bank – konkrétně daný účet pro podnikatelskou činnost – což s sebou přináší možnost párování příchozích plateb. Díky tomu se celý proces řeší prakticky automaticky.
Jakmile vystavíme fakturu, s bankovním převodem jakožto způsobem platby, aplikace už sama zjistí, zda a kdy došlo k jejímu proplacení. Tím tedy padá i potenciálně poslední úkol, se kterým bychom jinak museli „ztrácet čas“. Vyfakturuj.cz kromě kompletních přehledů tak zároveň kontroluje, zda dochází k proplácení vystavených dokladů.
Kromě bankovního účtu lze profil ve Vyfakturuj.cz propojit i s konkrétním e-shopem. Pokud bych měl e-shop postavený na WooCommerce nebo PrestaShop, stačilo by mi nainstalovat příslušný plugin, který se už následně postará o kompletní spárování. Něco takového přináší do podnikání bezkonkurenční automatizaci. Podnikatelé už tak nemusí trávit čas nad řešením faktur, hlídáním jejich proplacení a podobně – aplikace se totiž o vše dokáže spolehlivě postarat. Kromě toho ji lze také napojit i na platební brány (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal apod) a další služby (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make apod).
Export a import dat
Mít všechny doklady na jednom místě i s celkovým přehledem je rozhodně plus. Na druhou stranu je ale čas od času potřebujeme i někde jinde, kvůli čemuž je nesmírně důležité, abychom měli možnost je snadno exportovat. Ani na to se naštěstí nezapomnělo. V rámci Vyfakturuj.cz tak můžeme hravě exportovat jednotlivé / všechny faktury, nebo také podklady k DPH a kontrolnímu hlášení. Za zmínku také stojí obecně rozsáhlé možnosti. Data můžeme exportovat například do tradičního PDF, případně do účetních programů Pohoda, Money S3 či Premier ve formátech CSV, JSON a XML.
Podobně je tomu v otázce importu dat. To přijde vhod v situaci, kdy bychom například přecházeli k Vyfakturuj.cz z jiného řešení. Závěrem pak nechybí ani možnost pro import vlastních CSV souborů a okamžitý přesun dat.
Tarify: Kolik stojí Vyfakturuj.cz?
Webová aplikace Vyfakturuj.cz je k dostání v hned několika tarifech, které se odlišují svým rozsahem. Ve finále tak záleží na každém podnikateli a jeho potřebách, podle čehož se může rozhodnout, jaká varianta mu bude vyhovovat nejlépe. Vše si lze navíc bezplatně prozkoušet. Na první měsíc se totiž nabízí nejlepší profil PROFI. Služba je k dostání i zcela zdarma v bezplatném tarifu ZDARMA. Ten má ale poměrně omezené možnosti a uživateli umožňuje fakturovat nanejvýš 5 firmám. Zároveň u něj chybí možnost vystavení objednávek, export dat do účetních programů a další.
Naopak plný potenciál se odemyká s již zmiňovaným tarifem PROFI, který vyjde na 590 Kč měsíčně. V takovém případě pod jedním účtem dokonce můžete mít až tři podnikatelské subjekty. Pro méně náročné uživatele se pak ještě nabízí tarif IDEAL. Ten je mimochodem vůbec nejoblíbenější a v poměru cena / výkon nabízí vše, co jakožto podnikatelé můžete požadovat. Zajišťuje totiž kompletní automatizaci a vyjde jen na 249 Kč měsíčně, což je vzhledem k jeho schopnostem parádní cena.
Poslední volbou je program MINI za 149 Kč měsíčně. Velice stručně lze říct, že tento tarif slouží pro fakturaci bez omezení. Na druhou stranu strádá v oblasti zmiňované automatizace, neumí párovat platby s platebními bránami a také neexportuje podklady k přiznání k DPH či kontrolní hlášení. Srovnání tarifů naleznete zde.
Resumé
Pokud podnikáte – ať už jako OSVČ, nebo skrze firmu – pak vám můžeme řešení Vyfakturuj.cz jen a pouze doporučit. Jedná se o komplexní nástroj pro kompletní správu faktur a dalších dokladů, díky čemuž si práci můžete výrazně usnadnit a navíc i zautomatizovat. Ve finále samozřejmě záleží na potřebách každého uživatele a tedy i na zvoleném tarifu. Obecně lze ale říct, že to rozhodně stojí za to.
Když totiž k možnostem vystavení různých dokladů ještě přidáme pravidelné faktury, automatické upomínky či možnost párování plateb s bankovním účtem či platební bránou, získáme prvotřídní řešení, které vás rozhodně nenechá na holičkách. Celé to ještě parádně podtrhává skvělá zákaznická podpora. Z tohoto důvodu hodnotíme Vyfakturuj.cz plným počtem bodů.
