iWant

Jak Mailbox změnil můj způsob používání elektronické pošty

iWant

Elektronická pošta je podle mnohých zastaralým způsobem komunikace, přesto se ji nikdo nedokáže zbavit a používá ji dnes a denně. Problém nicméně nemusí být v mailu jako takovém, byť mnozí jistě nebudou souhlasit, ale ve způsobu, jakým ho používáme a spravujeme. Přes měsíc jsem operoval s aplikací Mailbox a bez mučení mohu říct: používání e-mailu se stalo mnohem příjemnější a především efektivnější záležitostí.

Předem je třeba říci, že Mailbox není žádnou revolucí. Vývojářský tým, který krátce po vydání aplikace (tehdy pouze pro iPhone a s dlouhým čekacím listem) díky jejímu úspěchu odkoupil Dropbox, pouze postavil moderního e-mailového klienta, který skládá dohromady známé funkce a postupy z jiných aplikací, u mailu ovšem často zcela opomíjených. Ještě před pár týdny ale pro mě nemělo smysl Mailbox používat. Existoval totiž dlouho jen na iPhonu a spravovat elektronické zprávy diametrálně odlišně na iPhonu než na Macu nedávalo smysl.

V srpnu ale konečně dorazila také desktopová verze Mailboxu, prozatím s nálepkou beta, ale i ta je natolik spolehlivá, že okamžitě nahradila mého dosavadního správce e-mailů: Mail od Applu. Zkoušel jsem během let pochopitelně i jiné alternativy, ale dříve či později jsem se nakonec vždy vrátil k systémové aplikaci. Ostatní většinou nenabízeli nic zásadního či přelomového navíc.

Správa elektronické pošty jinak

Předpokladem pro to, abyste si s Mailboxem porozuměli, je třeba přistoupit na jednu zásadní věc, a to že začnete používat elektronickou poštu jinak. Základem Mailboxu je po vzoru populárních úkolovníků a metod time managamentu dosáhnout na tzv. Inbox Zero, tedy stav, kdy nebudete mít ve schránce žádnou poštu.

Osobně jsem k této metodě přistupoval s menšími obavami, protože jsem na čistý inbox v mailu nikdy nebyl zvyklý, naopak jsem pravidelně procházel stovky přijatých zpráv, obvykle nijak nesetříděných. Inbox Zero ovšem, jak jsem zjistil, dává při správné implementaci smysl nejen mezi úkoly, ale i v elektronické poště. Právě s úkoly je Mailbox úzce spjat – každá zpráva je vlastně jeden úkol, který musíte splnit. Dokud s ním něco neuděláte, i v případě jeho přečtení bude „svítit“ v inboxu a žádat vaši pozornost.

Se zprávou můžete udělat celkem čtyři úkony: archivovat ji, smazat ji, odložit na určito/neurčito, přesunout do příslušné složky. Až pokud některý z těchto kroků aplikujete, zmizí zpráva z inboxu. Je to snadné, ale velice účinné. Podobná správa elektronické pošty šla rozhodně praktikovat i bez Mailboxu, jenže s ním je vše přizpůsobené podobnému zacházení a otázkou osvojení několika málo gest.

mailbox-mac_1

E-mailová schránka jako úkolovník

Všechny příchozí e-maily putují do inboxu, který se v Mailboxu proměňuje jen v přestupní stanici. Zprávu si můžete přečíst, ale neznamená to, že v tu chvíli ztratí puntík signalizující nepřečtený vzkaz a zapadne mezi desítky dalších mailů. Inbox má obsahovat co možná nejmenší počet zpráv a být v očekávání nových, aniž byste se při jejich přijímání museli brodit starými, již vyřešenými „případy“.

Jakmile dorazí nový e-mail, je třeba s ním pracovat. Mailbox nabízí různé postupy, ale ty nejzákladnější vypadají zhruba takto. Přijde e-mail, vy na něj odpovíte a následně ho archivujete. Archivace znamená, že se přesune do složky Archiv, který je vlastně jakýmsi druhým inboxem s veškerou poštou, již však filtrovanou. Z hlavního inboxu totiž můžete vedle archivace vybrat také okamžité smazání zprávy, v tu chvíli se přesouvá do koše, kde se k ní již například přes vyhledávání, pokud si to nebude výslovně přát, nedostanete, a tak vás nepotřebný mail nebude nadále obtěžovat.

To, co dělá Mailbox tak efektivním nástrojem pro správu elektronické pošty, jsou ale další dvě možnosti, jak se zprávou v inboxu naložit. Můžete ji odložit o tři hodiny, na večer, na další den, na víkend, nebo na příští týden – v tu chvíli zpráva mizí z inboxu, aby se v něm za zvolenou dobu opět objevila jako „nová“. V mezidobí je ve speciální složce „odložených zpráv“. Odkládání se hodí zejména ve chvíli, kdy například nemůžete odpovědět na e-mail hned, případně se k němu potřebujete v budoucnu vrátit.

Odkládat můžete nové zprávy, ale i ty, na které jste již odpověděli. Mailbox v tu chvíli supluje roli úkolovníku a je jen na vás, jak jeho možností využijete. Osobně jsem se snažil několikrát propojit mailového klienta s vlastním úkolovníkem (v mém případě Things) a nikdy to řešení nebylo ideální. (Na Macu lze použít různé skripty, ale na iOS jste bez šance.) E-maily jsou přitom často přímo navázány na jednotlivé úkoly, k jejichž splnění jsem potřeboval danou zprávu dohledat, ať už pro odpovězení na ni či její obsah.

 

Mailbox sice nepřichází s možností provázat e-mailového klienta s úkolovníkem, ale alespoň ho vytváří ze sebe samotného. Odložené zprávy se vám budou v inboxu připomínat, jako by se jednalo o úkoly v jakémkoliv úkolovníku, jen se s nimi stačí naučit tak pracovat.

A nakonec nabízí Mailbox také tradiční „složkování“. Každou zprávu či konverzaci si můžete místo archivace odložit do libovolné složky, abyste ji později rychle našli, případně mohli skladovat na jednom místě související konverzace.

Snadné ovládání jako alfa a omega

Klíčové pro snadné a efektivní fungování výše zmíněných postupů je ovládání. Základní rozhraní Mailboxu není nijak odlišné o zaběhnutých e-mailových klientů: levý panel s výpisem jednotlivých složek, prostřední panel se seznamem zpráv a pravý panel se samotnými konverzacemi. To pochopitelně mluvíme o Macu, ale ani na iPhonu se Mailbox nijak zvlášť nevymyká. Rozdíl je především v ovládání – zatímco v jiných aplikacích všude jen klikáte, případně používáte klávesové zkratky, Mailbox sází na jednoduchost a intuitivnost v podobě „swipovacích“ gest.

Neméně důležité pak je to, že přejíždění prstu po zprávě přenáší také na počítače, kde to je s touchpady MacBooků stejně pohodlné řešení. To je rozdíl třeba proti Mail.app, kde již sice podobné principy začal Apple aplikovat alespoň v iOS verzi, ale na Macu se stále jedná o těžkopádnou aplikaci se starými mechanismy.

V Mailboxu táhnete zprávu zleva doprava, objeví se zelená šipka signalizující archivaci, v tu chvíli zprávu pustíte a automaticky se přesouvá do archivu. Když táhnete ještě trochu dál, objeví se červený křížek, ten zprávu přesune do koše. Když táhnete opačným směrem, vyvoláte buď nabídku s odložením zprávy, nebo jejím zařazením do vybrané složky. Pokud vám navíc pravidelně chodí e-maily, se kterými se nechcete zabývat během týdne, ale až o víkendu, můžete si v Mailboxu nastavit jejich automatické odkládání. Tzv. „swipovací“ pravidla pro automatická archivování, mazání či odkládání lze nastavit na libovolné zprávy.

Síla v maličkostech

Místo složitých řešení nabízí Mailbox jednoduché a čisté prostředí, které nevyrušuje žádnými zbytečnými prvky, ale soustředí uživatele především na samotný obsah zpráv. Způsob, jakým jsou zprávy tvořeny, pak navíc navozuje pocit, jako byste ani nebyli v mailovém klientovi, ale posílali klasické zprávy. Tento pocit umocňuje především používání Mailboxu na iPhonu.

mailbox-iphone

Ostatně používat Mailbox ve spojení iPhonu a Macu je až neuvěřitelně efektivní, protože zejména v rychlosti asi nemůže aplikaci od Dropboxu žádný klient konkurovat. Mailbox totiž nestahuje jako například Mail.app kompletní zprávy, které pak ještě v narůstajících objemech dále skladuje, ale stahuje si pouze nezbytně nutné části textů a zbytek zůstává na serverech Googlu či Applu1. To zaručuje maximální rychlosti při stahování nových zpráv, i proto neexistuje v Mailboxu žádné tlačítko pro aktualizaci inboxu. Aplikace si udržuje neustálý kontakt se serverem a zprávu do schránky doručí okamžitě.

Stejně spolehlivě a extrémně rychle funguje i synchronizace mezi iPhonem a Macem, kterou poznáte například u konceptů (draftů). Na Macu rozepíšete zprávu a v mžiku v ní můžete pokračovat na iPhonu. Koncepty má Mailbox vyřešené velice šikovně – nevystupují jako samostatné zprávy ve složce s koncepty, ale chovají se jako součásti již existujících konverzací. Pokud tedy začnete psát odpověď na Macu, zůstane tam, i když počítač zavřete, a klidně můžete pokračovat v psaní na iPhonu. Jen si rozevřete danou konverzaci. Menší nevýhodou je, že takové drafty fungují jen mezi Mailboxy, a tak pokud náhodou do schránky přistoupíte odjinud, koncepty neuvidíte.

Stále tu jsou překážky

Mailbox není spásným řešením pro každého. Mnohým nemusí vyhovovat princip Inboxu Zero, ale ti, co ho praktikují například při správě úkolů, si mohou Mailbox rychle oblíbit. Pro použitelnost aplikace byl klíčový příchod verze pro Mac, bez ní nedávalo fungování na Mailboxu jen na iPhonu a/nebo iPadu smysl. Verze pro Mac se navíc pro několika týdnech z uzavřeného betatestování otevřela pro širokou veřejnost, byť ji nadále zůstává přídomek beta.

Díky tomu můžeme v aplikaci narazit na občasné chyby, horší je také kvalita a spolehlivost vyhledávání ve starých zprávách, nicméně na tom prý vývojáři usilovně pracující. Jen právě kvůli prohledávání archivu jsem byl občas nucen navštívit webové rozhraní Gmailu, protože Mailbox ani neměl všechny maily stažené.

Zásadní problém ale mnozí naleznou již při samotném spuštění Mailboxu, který prozatím podporuje pouze Gmail a iCloud. Pokud používáte pro e-mail Exchange, máte smůlu, byť by se vám líbil Mailbox sebevíc. Jako u některých jiných e-mailových klientů nicméně u Dropboxu snad nehrozí, že by se na svou aplikaci vykašlal a přestal ji vyvíjet, naopak se spíše můžeme těšit na další vývoj Mailboxu, který slibuje příjemnější správu jinak neoblíbené elektronické pošty.

  1. Na serverech Googlu či Applu z toho důvodu, že Mailbox aktuálně podporuje pouze účty na Gmailu a iCloudu.
  • Ma5te3m1nD

    Hm. Dokud nebude umět Exchange, tak je to pro mě nepoužitelné.

  • Používám denně a jsem vcelku spokojený.
    Je ale pravda, že pro hledání vždy zapínám buď nativního Mail klienta nebo webové rozhraní Gmailu, protože Mailbox je v tomto ohledu dost nespolehlivý (doufám, že zatím).
    Občas to taky špatně zobrazí PDF přílohu, třeba od České Spořitelny se potvrzení o platbě, které je v PDF automaticky zobrazí jako fulltext v těle mailu a mail se navíc jeví jako bez přílohy.
    Jinak mi ale pomohl krásně roztřídit tu hromadu mailů, které jsem za xx let nastřádal, takže jsem spokojený. Funguje parádně i propojení více účtů.

  • Marek

    Ja ho pouzivam aj na iPad/iPhone a som v ocakavani na Exchange, zatial teda Airmail Beta na Mac, ktory vrele odoorucam..

  • Pavel

    Bohužel s tím omezením na Gmail je poněkud k ničemu, pokud používáte firemní poštu …

  • Roman

    Měl bych otázku,je možné roztřídit poštu (i manuálně) do různých složek tzn. např. podle adresátů nebo i složek manuálně vytvořených ?
    Pokud ne, nevíte někdo o nějakém takovém?
    Jde mě hlavně o prostředí iOS.
    díky

    • jirka

      Ano, pomocí filtrů. Vytvoříte si schránky se jmény adresátů a nebo skupin a pomocí filtrů, kde zadáte parametry ke každému filtru extra, pak chodí e-maily tam, kam chcete a třídí se automaticky.

      • Roman

        Omlouvám se, moje chyba. Zapoměl jsem říct, že mě nestačí Gmail a iCloud.
        Rád bych něco univerzálního. Zkoušel jsem boxer a ten to neumí.

        • T

          Myslím, že filtry v Mail.app na Macu jde aplikovat na jakoukoliv schránku. Ale provedou se až při spuštění aplikace a načítání mailů (neběží na serveru)

  • Martin Beneš

    Nejen kvůli Exchange zůstávám u systémového Mailu a doplňku MailHub – doplněk výrazně pomůže s tříděním a organizací zpráv a umí i nastavit připomínku pro konkrétní zprávu. Vlastně umí zde popisované vlastnosti i něco navíc. Vlastně ještě najít doplněk, který by zobrazoval přílohy mailů odděleně od těla zpráv a možnost otevření dokumentů typu Word a Excel přímo v okně klienta s možností kopírování obsahu (jako je to u MS Outlook) a neměl bych nic, co by mi v Mailu chybělo :-)

    • Roman

      Není něco podobného jako MailHub pro iOS ?

  • Martin

    Začátek s touto app byl u mě spíše rozpačitý. Když jsme ale během chvilky dokázal roztřídit maily, začínám mít z této app radost.
    Jen mi vadí, že při odes nejdou nastavit i jiné mé maily, které mám přiřazené k gmailu.

  • vitous

    moc pomalý na iphone 4 (iOS 7). Proti tomu klasický Mail.app super rychlík. Vrátil jsem se tedy zpět ke klasice, která je vyladěná se systémem.

  • Martin Topinka

    Jde v Mailboxu nejak pracovat s Flagged emails z Mail.app? Hodilo by se mi dosahnout sync s klidne novou slozkou, ktera by heals roli flagged. V dosavadnim workflow tridim emaily na ty, co hori (flagged) a na ostatni

  • Martin

    Zdá se mi, že app žere docela dost baterku (ip5s s ios7). Máte někdo podobnou zkušenost?

  • Matyas

    proc se mi nad ikonou zobrazuje 2700 emailu? to ta aplikace neumi rozlisit prectene a neprectene?

    • Poky

      To je princip inbox zero. Zpráva se považuje za vyřízenou, až když je přesunuta do archivu. Nemá smysl rozlišovat mezi přečtenou a nepřečtenou zprávou, ale jen počítat zprávy v inboxu.

  • Lukáš Kristek

    Používám app asi měsíc a me prvotní nadšeni začíná postupně střídat zklamaní. Myšlenka je skvělá, ale app je jeste dost nedotazena. Trápí me zejména následující – pri větším počtu mailu je na iphone 4s s ios 7.1 neskutečně pomalá, při kliknutí do zprávy ve vlákně s větším množstvím konverzaci začne náhodně rolovat kamsi doprostřed textu a na ipad air mi nejdou připojovat žádné přílohy (po kliknutí na příslušné tlačítko se nic nestane). Vrchol dnes byl, kdyz jsem si rozpracoval na iphone mail, uložil do konceptu, po čase se k němu vrátil na ipad, dopsal, odeslal a pak zjistil, ze se odeslal ten draft, uz bez dodatečných uprav. Přirom jsem si naprosto jistý, ze jsem posílal celou zprávu. Hledám tak nějakou ověřenou alternativu. Řešil uz někdo podobný problem?