Vratislav Holub Umět si správně rozvrhnout čas je nesmírně důležité. Takzvaný time management je zcela zásadní pro dosažení maximální produktivity a splnění veškerých povinností. Na druhou stranu musíme uznat, že se nejedná o zrovna dvakrát jednoduchý úkol, a rozhodně tedy není na škodu, když si sáhneme po vhodném pomocníkovi. Dnešní technologie nám naštěstí dokážou time management výrazně zjednodušit.
Mohlo by vás zajímat
V tomto článku si proto společně posvítíme na 4 aplikace, které vám s time managementem dokážou pomoct a případně tak zároveň maximalizovat celkovou produktivitu. Jak už jsme zmínili výše, dnešní technologie nám celou tuto situaci zjednodušují. K dostání je navíc široká řada nejrůznějších appek, díky čemuž si vybere doslova každý. Záleží na každém a jeho potřebách.Kalendář & Připomínky
Operační systém iOS je již nativně vybaven dvojicí aplikací, které vám se správou vašeho času mohou pomoct. Konkrétně máme na mysli Kalendář a Připomínky. Zatímco kalendář může posloužit pro vedení kompletní agendy, zapisování nadcházejících událostí, povinností a úkolů, připomínky jsou pak dobrým pomocníkem pro zaznačení jednotlivých úkolů, na které logicky nesmíte zapomenout. Následně vás obě appky dokážou na konkrétní případ upozornit prostřednictvím notifikací. To nejlepší na nich samozřejmě je, že je nemusíte ani stahovat. Jak už jsme totiž zmínili, jsou k dispozici takzvaně již nativně – pokud jste si je tedy v minulosti nesmazali.
Na druhou stranu bychom u nich našli i nějaké ty nedostatky, kvůli nímž se řada jablíčkářů raději uchyluje k alternativním řešením. Aplikace Kalendář a Připomínky totiž nemusí působit úplně přehledně, případně pro někoho taktéž postrádají řadu důležitých funkcí. Obecně se ale jedná o poměrně povedené nástroje. Pokud však chcete něco víc, budete se muset porozhlédnout i jinde.
Todoist
Jednou z nejlepších a nejoblíbenějších aplikací je Todoist, se kterou mám sám pozitivní zkušenosti. Jedná se totiž o perfektního parťáka, s jehož pomocí si můžete zorganizovat celý váš osobní i pracovní život. V základu aplikace funguje jako seznam úkolů. Ty ale můžete různě kategorizovat, nastavovat jim termíny, prioritu, tagy a celkově si tak udělat naprostý pořádek ve všech povinnostech. Samozřejmě součástí programu je i kalendář, kde lze všechny nadcházející aktivity vidět na jednom místě a lehce se v nich orientovat. Za zmínku také rozhodně stojí, že je appka vybavena stovkou nejrůznějších šablon pro další usnadnění práce.
Všechna vaše data z Todoist jsou navíc synchronizována prostřednictvím vašeho účtu. Ať už tedy používáte zrovna iPhone, nebo Mac, telefon s operačním systémem Android či klasický desktop (Windows), vždy budete mít přístup k vašim úkolům a připomínkám. A pokud byste pracovali na nějakém projektu spolu s vašimi kolegy či přáteli, tak určitě oceníte i možnost sdílení. V takovém případě si pak jednotlivé úkoly můžete rozebrat, vzájemně spolupracovat a ihned ostatní informovat o veškerém progresu – přehledně a na jednom místě. Není se vlastně čemu divit, že jde o jeden z nejpopulárnějších nástrojů v tomto oboru s více než 30 miliony aktivních uživatelů.
Aplikace je v základu zcela zdarma. S takzvaným režimem Free, který je určen pro začátečníky, si navíc velice pohodlně vystačíte. Umožňuje vám mít až 5 aktivních projektů, 5 spolupracovníků na jeden projekt, nahrát až 5 MB souborů, nastavit 3 filtry či ukládat týdenní historii aktivity. Pokud by vám to však nestačilo nabízí se i verze Pro. U ní se počet projektů zvyšuje na 300, spolupracovníků na 25, kapacita nahraných souborů na 100 MB, přichází možnost nastavení až 150 filtrů, funkce připomínek, neomezená historie aktivity a navíc i motivy a automatické zálohy. Pro týmy je pak určena verze Business s ještě rozšířenějšími možnostmi.
TickTick
Prakticky stejnou aplikací jako Todoist je i TickTick. Tento nástroj je zmiňované appce velice podobný, ale i přesto u řady uživatelů jasně vyhrává. V základu ale funguje úplně stejně – uživateli umožňuje zápis nejrůznějších úkolů, které lze kategorizovat podle projektu, nastavovat u něj tagy, termíny, prioritu a další. Co je ale obrovskou výhodou, tak jsou bezplatné připomínky a shrnutí. TickTick vás totiž i ve free verzi bude upozorňovat na jednotlivé úkoly, aniž byste neustále museli kontrolovat samotnou appku.
Samozřejmostí je také kalendář či možnost kolaborace s vašimi přáteli či kolegy, případně i možnost skupinové konverzace. Stejně tak ani zde nechybí možnost automatické synchronizace, díky čemuž máte přístup ke svým datům doslova z jakéhokoliv zařízení. Navíc TickTick nemusíte používat jen na vašem iPhonu či Macu. Nabízí se totiž také i webová aplikace přístupná z prohlížeče, nebo dokonce i rozšíření do prohlížeče Chrome a Firefox. Třešničkou na dortu je pak i add-on do Gmailu a Outlooku. Aby toho nebylo málo, tak v aplikaci navíc najdete řadu dalších parádních funkcí pro podporu vaší produktivity – včetně metody pomodoro, rozřazení prostřednictvím takzvané Eisenhowerova matice a řadu dalších. Zcela upřímně je TickTick mým osobním favoritem.
TickTick na iOS
Na druhou stranu ani zde nechybí takzvaná verze Premium, která je ještě k tomu o dost levnější než u Todoist. Zaplacením plné verze si zpřístupníte plnohodnotný kalendář s řadou rozšiřujících funkcí, upravitelné filtry, daleko rozšířenější možnosti při vytváření jednotlivých úkolů a dokonce vám program zajistí i trackování vašeho progresu.
Be Focused – Focus Timer
Ať zde ale nezmiňujeme jen aplikace pro sledování jednotlivých úkolů, rozhodně nesmíme zapomenout i na Be Focused – Focus Timer. Jedná se o další poměrně oblíbený nástroj, který má ale trošku odlišný cíl. Tento software totiž slouží k tomu, aby vás do práce motivoval. K tomu využívá techniku zvanou Pomodoro – práci si rozdělíte do kratších intervalů prokládaných přestávkami, čímž se zajišťuje, abyste měli vždy maximální pozornost a dané problematice se věnovali maximálně. Na druhou stranu i tento software slouží pro správu jednotlivých úkolů a dokáže vést přehledy o tom, jak moc se jim vlastně věnujete.
Pokud byste z aplikace chtěli dostat co možná nejvíce, pak je dobré její používání zkombinovat s aplikací Focus Matrix – Task Manager. Ta se kategoricky podobá zmiňovaným nástrojům Todoist a TickTick, avšak dokáže se provázat s Be Focused – Focus Timer a získávat tak ještě detailnější data.
Aplikace Be Focused – Focus Timer stáhnete zdarma zde
Mohlo by vás zajímat
